Herramientas para facilitar la organización de eventos

Cómo la tecnología puede hacer tu trabajo mucho más fácil

Una de las características más importantes para un organizador de eventos es, valga la redundancia, la organización. Ser ordenado te ahorrará muchos problemas y, por fortuna, la tecnología nos pone cada vez más fácil ser unos maniáticos del orden.

En este post de proponemos varias herramientas que te ayudarán a hacer de tu día a día un paseo limpio y organizado:

1. Wunderlist es la aplicación por excelencia de listas de tareas. No solo podrás crear listas y más listas, esencial para cualquier persona organizada, sino que Wunderlist te permite, además, ordenarlas según su importancia. Una opción muy interesante de Wunderlist es la posibilidad de delegar tareas, que, como comentábamos la semana pasada, es esencial en este trabajo.
2. Nozbe es una de las herramientas más completas que podremos encontrar para organizarnos. Desde personalizar nuestra cuenta con un logo hasta adjuntar archivos a cada proyecto o sincronizar la cuenta con Dropbox, Evernote ¡Y hasta con Twitter! No te asustes: la complejidad la marcas tú. Empieza usándola de modo simple y poco a poco te harás a ella hasta convertirte en un experto.
3. Teux Deux es para ti si te gusta organizarte semana a semana. Su interfaz se divide en columnas que marcan cada día de la semana, perfecto para los que se abruman si ven tareas más lejanas en el tiempo. Intuitiva, fácil de usar y apta para cualquier persona a la que le guste el orden.
4. Do it (tomorrow) es para los que creen que Teux Deux es demasiado complicada. Hemos dicho que la herramienta anterior es de lo más sencilla, pero Do it (tomorrow) la supera: planifica las tareas de hoy y de mañana.
5. Remember the milk es, sin duda, una de las herramientas más populares por sus enormes posibilidades para organizar tareas, así como su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Hasta puedes compartir tareas para que te ayuden o asesoren.

Y no olvides anotar en tu herramienta de organización ponerte en contacto con nosotros para que te contemos la mejor forma de promocionar tu negocio o tu evento con nuestros carteles, banderas, vinilos y demás posibilidades ¡Te esperamos!

Divide y vencerás: Cómo repartir tareas al organizar un evento

La importancia para un organizador de eventos de contar con colaboradores

Hay un día en la carrera de todo organizador de eventos en el que descubre que no puede hacerlo todo.

Para cualquier profesional tener detrás un grupo de profesionales que le ayude en su trabajo es importante, pero para un organizador de eventos es indispensable.

Pero, ¿qué tareas delegar y en quién? Te ayudamos:

• Localización y suministros. Vas a tener mucho trabajo y puede que tengas que confiar en otra persona para que se encargue de investigar qué lugar es el mejor, qué equipamiento se necesita, dónde conseguirlo, etc. Esta tarea supone un consumo importante de tiempo que te puede venir muy bien. Y, como queremos echarte un cable, te animamos que cuentes con nosotros para conseguir tu lonas publicitarias, roll ups, carteles o cualquier recurso gráfico.
• Conseguir sponsors. Otro trabajo difícil y que roba mucho tiempo. Además, no se trata solamente de persuadir a posibles sponsors, sino que conviene tener un contacto continuado con ellos. Eso sí, para tenerlos del todo contentos nosotros te recomendamos poner sus logos en algún lado ¿Qué tal un photocall, pósteres o un flybanner?
• La vida online del evento. Hoy por hoy no te puedes olvidar de internet y las redes sociales. Al contrario de lo que puede parecer, es un trabajo complicado y laborioso que requiere de un especialista.
• Contabilidad. Los números también son una de las partes que, si tratas de llevar tú mismo o alguien que no es profesional, pueden dar más de un quebradero de cabeza. Confía en un experto, aunque siempre estés pendiente de toda transacción.
• Organización de acreditaciones. Es más que probable que el Día D necesites más personal del que tienes en tu día a día. Una buena opción es contratar a alguien que se encargue de acreditar a los participantes y controlar el paso en la entrada.

Midiendo la repercusión de tu evento en redes sociales

Cómo hacer un análisis postevento de las redes sociales

Las redes sociales son un fenómeno cuya relevancia no ha parado de crecer. Desde que comenzara el gran boom hemos visto pasar redes sociales y evolucionar otras de manera que ya forman parte de nuestro día a día.

Y, por supuesto, en el mundo de la organización de eventos también es así. Ya aprendimos que son un elemento crucial a la hora de promocionar nuestro trabajo, pero la cosa no queda ahí.

Una vez hemos recogido y todo el mundo se ha marchado hay ciertas cosas que debemos hacer. Y una de ellas es medir el impacto que nuestro evento ha tenido en las redes sociales. Te explicamos cómo:

1. ¿Qué han dicho tus invitados en el hashtag que escogiste? Poco a poco las redes sociales han ido adoptando esta característica de Twitter y, aunque la red social del pajarito sigue siendo la reina de la almohadilla, deberás consultar tu hashtag en otras redes sociales como Instagram, Facebook o Google+.
2. Busca los comentarios que se hayan escapado del hashtag. Habrá invitados que por despistados o por inexpertos hagan comentarios saliéndose del hashtag. Busca palabras clave relacionadas con tu evento, intenta tener localizados en redes sociales al mayor número de invitados posible y tendrás un análisis mucho más completo.
3. Sintetiza toda la información en un informe. Recopila todos los datos que encuentres y anótalos de forma ordenada. Esto te permitirá no solo consultarlos en un futuro y entenderlos mejor, sino que también te facilitará el trabajo a la hora de sacar conclusiones.
4. Saca conclusiones. Analiza los datos que has obtenido e intenta llegar a alguna conclusión ¿Tu evento ha sido un éxito o no tanto? ¿Qué perfil tenían los asistentes? ¿Qué es lo que más les gustó? ¿Qué puedes mejorar?
5. ¡Interactúa! Y, ya que estás monitorizando, no te olvides de contestar a todas las interacciones que no pudieron ser atendidas en el fervor del evento. Es importante que tus invitados se sientan bien atendidos incluso por redes sociales.

Pequeñas grandes cosas que harán de tu evento un éxito

Marca la diferencia en tu evento con los detalles

Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, y más en el mundo de la organización de eventos, donde la planificación es un aspecto clave para alcanzar el éxito.

Hoy te acercamos los pequeños detalles que harán tu evento inolvidable si los cuidas adecuadamente.

1. Un equipo amable. Si todas las personas que trabajen en tu evento lucen una sonrisa y tratan a tus invitados con amabilidad, conseguirás que los asistentes se marchen con buen sabor de boca. A todo el mundo le gusta que le traten bien, ¿no?
2.  A la última ¿A que no te separas de tu smartphone? Tus invitados tampoco. Pon a su disposición una conexión WiFi ágil y enchufes y los tendrás ganados. Además, todo será propicio para que hablen por las redes sociales de tu evento.
3. Todo en orden. Guarda un hueco en tu agenda para comprobar que todos los equipos que vas a utilizar funcionan correctamente: luz, sonido, imagen… Cuantos más cabos atados tengas, menos probabilidad habrá de que surjan imprevistos.
4. Indicaciones claras. Puede que tu evento tenga lugar en un sitio donde hay otras celebraciones, que no sea fácil llegar al sitio o, simplemente, que hayas programado varias actividades y te convenga tener informados a tus invitados. Para todo esto ten en cuenta el uso de recursos gráficos como pósters, banderas o carteles ¿Te echamos una mano?
5. Cuida la limpieza. No hay nada más desagradable que el desorden o la limpieza. Los invitados a tu evento esperan que esté todo impecable, así que comprueba las instalaciones por si hay que limpiar algo. Por supuesto en esto tienen especial importancia los cuartos de baño.
6. Siempre a tiempo. Cualquier persona puntual odia los retrasos, problema especialmente común a la hora de realizar el registro de asistentes. Medita bien cómo lo vas a realizar para que sea ágil. Nosotros te recomendamos contar con una app.
7. Controla el tiempo. No basta con que veas cada día el parte meteorológico. Nunca se sabe cuándo las condiciones climáticas pueden arruinar tu evento, así que estate preparado para lo peor por si acaso.