Feria profesional (II): tan importante el antes como el después

La planificación es fundamental para el éxito de una feria. Por eso, además de definir los objetivos la empresa en este evento profesional, deberemos establecer cómo comunicaremos nuestros productos y servicios y cuál será el diseño de nuestro expositor, fly banner o photocall barato.

Si queremos que nuestra asistencia a una feria profesional sea un éxito, no sólo deberemos elegir bien el evento al que asistamos como expositores. También deberemos planificar nuestra presencia en este encuentro para no perder dinero y, sobre todo, para no dañar nuestra imagen con una estrategia poco estudiada o del todo incorrecta. Por eso, una vez decidida la feria y sopesados los pros y contra de asistir a ella, deberemos seleccionar a la persona que se responsabilizará de coordinar la participación de nuestra empresa en este evento y plasmar por escrito los objetivos que pretendemos alcanzar con nuestra participación en la feria, el presupuesto que dedicaremos a partidas tan importantes como la construcción del stand, la compra de fly banners, photocalls o expositores, la impresión de cartelería, el catering y  los profesionales que serán la imagen de nuestra compañía durante la feria.  

Feria con stands y decoración impecable

Algunos se preguntarán, ¿realmente es necesaria tanta previsión para un evento que apenas dura tres o cuatro días? La respuesta es un sí tajante. Son muchas las empresas que, motivadas por los buenos datos económicos que se desprenden de las ferias, se lanzan a la piscina sin saber nadar y se ahogan por el simple hecho de no haber tenido la precaución de coger un salvavidas. Y, en el caso de los eventos feriales, el salvavidas es la planificación.

Si habéis participado en algún encuentro profesional de estas características, sabréis de lo que hablamos. Si no, os dejamos una serie de tips para que los tengáis en cuenta en la fase previa a la celebración de la feria y triunféis con vuestra asistencia.

• Definid objetivos. Todas las empresas que participan como expositoras en un evento ferial tienen como meta reforzar su presencia en el mercado nacional o internacional. Algunas querrán ampliar su cartera de clientes; otras establecer nuevas alianzas empresariales; otras, dar a conocer sus productos y novedades, y otras, ganar notoriedad… En base a nuestros objetivos, estableceremos nuestras acciones y elaboraremos un plan que nos permita alcanzarlos antes, durante y después de la feria.
• Diseñad estrategia de comunicación y marketing. En los encuentros profesionales no sólo es importante estar, sino también que se sepa que se está y, para hacerlo, la comunicación es fundamental. Debéis dar a conocer vuestros productos, servicios y novedades con antelación a la realización del evento y anunciar, mediante notas de prensa y posts en redes sociales, vuestra asistencia como expositores a la feria. De esta forma, no sólo garantizaréis las visitas y reuniones con vuestros antiguos clientes, sino que favoreceréis que, aquellos que no lo son, se sientan atraídos a visitar  vuestro stand y a concertar entrevista con vosotros.
• Cuidad vuestra imagen. Competir con multinacionales es difícil, tanto por el presupuesto como por los recursos humanos de que dispone para el diseño y construcción de su stand. Pero, que sea difícil no significa que no le prestemos atención. No hay que olvidar que el stand y el material gráfico que se expone en él  son nuestra carta de presentación y, si no lo cuidamos, dará igual que nuestros productos destaquen por su innovación y calidad. ¿No disponemos de suficiente dinero para un  stand propio? Contratemos los servicios de diseño y montaje de carpas que ofrece el recinto ferial e invirtamos en un expositor, fly banner y photocall que distinga a nuestra empresa del resto y que se ajuste a su imagen de marca. Son elementos económicos que podremos reutilizar en conferencias, reuniones y ferias venideras.
• Formad a vuestros empleados. Seleccionad con suficiente antelación a aquellos empleados que asistirán a la feria y dadles unas pautas básicas de actuación. Aunque conozcan vuestros productos y servicios a la perfección, deben saber cuáles son los objetivos de la feria y cómo actuar para alcanzarlos.
• Pensad en el catering que ofreceréis a vuestros visitantes y en los regalos promocionales que dispondréis.

Aunque el presupuesto de nuestra empresa no sea el de una multinacional, siempre podremos buscar la forma de hacer nuestro stand atractivo. Los fly banners, photocall o expositores personalizados ayudan a atraer la mirada del visitante y crean imagen de marca.

Feria profesional (I): una herramienta de marketing empresarial

Son muchas las oportunidades de comunicación y de negocio que ofrecen las ferias profesionales a las empresas que asisten a ellas con un stand plegable. Tan sólo hay que saber elegirlas.

Quien crea que, en tiempos de internet, webinars y eventos online, las ferias profesionales han pasado a un segundo plano, se equivoca. Encuentros profesionales como las ferias, siguen siendo una poderosa herramienta de marketing empresarial, tanto para darnos a conocer a otros mercados como para descubrir cuáles son nuestros competidores potenciales y qué productos y servicios hacen sombra a los nuestros. Y no lo decimos sólo nosotros. Lo afirman escuelas de negocios como el ISEAD que, al igual que Zona Plotter, destaca el poder de las ferias para instrumento para afianzar y divulgar nuestra imagen de marca, captar nuevos clientes, abrirnos a nuevos mercados e, incluso, iniciar relaciones estratégicas con otras empresas del sector.

Pero, para que nuestros objetivos empresariales se cumplan, hay que elegir bien. De nada sirve que invirtamos nuestro dinero en un stand que refleje nuestra identidad como marca, en material gráfico como vinilos, roll up baratos o que nos ayuden a ser visibles y en personal especializado, si la feria en la que participamos no es referente del sector o si sus visitantes no son nuestro público objetivo. Por eso, antes de decidirnos por un evento ferial u otro, deberemos hacernos preguntas tan importantes como estas:

¿Qué alcance tiene? No es lo mismo asistir a una feria de carácter local que hacerlo en una nacional o internacional, ni por las empresas participantes ni por los visitantes ni por las oportunidades de negocio que puedan generar en un futuro ni por las facilidades que ofrecen a los expositores que participan en ellas.

Así que, una vez determinemos el sector en el que nos queramos mover y el presupuesto del que contamos para hacerlo, deberemos revisar los datos de que dispone la entidad organizadora para saber qué empresas participan en él, qué novedades se van a presentar, cuál será la distribución de los stands o qué servicios ofrecen a los expositores (¿ofrecen la posibilidad de diseñar y montar el stand? ¿son baratos? ¿tienen acceso a internet gratuito?) y establecer una comparativa con ediciones anteriores.

Es imprescindible optar por un evento que tenga repercusión profesional y mediática y que pueda reaccionar de forma eficaz ante cualquier imprevisto que se nos plantee, pero también ser conscientes de que, cuanto mayor sea este encuentro, más multinacionales asistirán a él y menos posibilidades de crear impacto con nuestros productos o servicios tendremos. El término medio, como en todo, es una buena opción.

¿Quién la visita? Que un evento profesional sea de renombre y concentre las novedades del sector es importante, pero también que sus visitantes respondan a nuestras expectativas de negocio. Si nos dedicamos al mundo de la enseñanza, posiblemente, nos interese que a esta feria acudan estudiantes y ciudadanos de a pie. Pero si nos dedicamos a la construcción, nuestros objetivos serán otros. Los alumnos de arquitectura o ingeniería pasarán a un segundo plano y las empresas constructoras, distribuidoras de maquinaria y material para la edificación o inmobiliarias tendrán un papel determinante a la hora de decidirnos por un evento u otro.

Para descubrir el volumen y perfil de los visitantes de una feria, como para saber el número de empresas participantes, tan sólo deberemos recurrir a los datos recogidos por la entidad organizadora de la feria. Con ellos podremos saber cuántos visitantes asistieron a este evento en ediciones pasadas y a qué tipología respondían y prever cuántos lo harán a la actual convocatoria.

¿Dónde está ubicada? Imaginemos que el recinto ferial está situado a las afueras de una gran ciudad y que, por una deficiente señalización y conexión con el centro urbano, la accesibilidad al edificio no es buena. Entonces, no vendría mal que nos replanteásemos nuestra asistencia a este evento profesional. La razón es simple: cuanto peor sea el acceso al recinto, menos posibilidad de captar visitantes habrá y más dinero y tiempo deberemos invertir en el transporte de stands plegables tipo mostrador, roll up, vinilos, expositores de publicidad y, claro está, productos y personal de nuestra empresa.

Midiendo la repercusión de tu evento en redes sociales

Cómo hacer un análisis postevento de las redes sociales

Las redes sociales son un fenómeno cuya relevancia no ha parado de crecer. Desde que comenzara el gran boom hemos visto pasar redes sociales y evolucionar otras de manera que ya forman parte de nuestro día a día.

Y, por supuesto, en el mundo de la organización de eventos también es así. Ya aprendimos que son un elemento crucial a la hora de promocionar nuestro trabajo, pero la cosa no queda ahí.

Una vez hemos recogido y todo el mundo se ha marchado hay ciertas cosas que debemos hacer. Y una de ellas es medir el impacto que nuestro evento ha tenido en las redes sociales. Te explicamos cómo:

1. ¿Qué han dicho tus invitados en el hashtag que escogiste? Poco a poco las redes sociales han ido adoptando esta característica de Twitter y, aunque la red social del pajarito sigue siendo la reina de la almohadilla, deberás consultar tu hashtag en otras redes sociales como Instagram, Facebook o Google+.
2. Busca los comentarios que se hayan escapado del hashtag. Habrá invitados que por despistados o por inexpertos hagan comentarios saliéndose del hashtag. Busca palabras clave relacionadas con tu evento, intenta tener localizados en redes sociales al mayor número de invitados posible y tendrás un análisis mucho más completo.
3. Sintetiza toda la información en un informe. Recopila todos los datos que encuentres y anótalos de forma ordenada. Esto te permitirá no solo consultarlos en un futuro y entenderlos mejor, sino que también te facilitará el trabajo a la hora de sacar conclusiones.
4. Saca conclusiones. Analiza los datos que has obtenido e intenta llegar a alguna conclusión ¿Tu evento ha sido un éxito o no tanto? ¿Qué perfil tenían los asistentes? ¿Qué es lo que más les gustó? ¿Qué puedes mejorar?
5. ¡Interactúa! Y, ya que estás monitorizando, no te olvides de contestar a todas las interacciones que no pudieron ser atendidas en el fervor del evento. Es importante que tus invitados se sientan bien atendidos incluso por redes sociales.

Pequeñas grandes cosas que harán de tu evento un éxito

Marca la diferencia en tu evento con los detalles

Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, y más en el mundo de la organización de eventos, donde la planificación es un aspecto clave para alcanzar el éxito.

Hoy te acercamos los pequeños detalles que harán tu evento inolvidable si los cuidas adecuadamente.

1. Un equipo amable. Si todas las personas que trabajen en tu evento lucen una sonrisa y tratan a tus invitados con amabilidad, conseguirás que los asistentes se marchen con buen sabor de boca. A todo el mundo le gusta que le traten bien, ¿no?
2.  A la última ¿A que no te separas de tu smartphone? Tus invitados tampoco. Pon a su disposición una conexión WiFi ágil y enchufes y los tendrás ganados. Además, todo será propicio para que hablen por las redes sociales de tu evento.
3. Todo en orden. Guarda un hueco en tu agenda para comprobar que todos los equipos que vas a utilizar funcionan correctamente: luz, sonido, imagen… Cuantos más cabos atados tengas, menos probabilidad habrá de que surjan imprevistos.
4. Indicaciones claras. Puede que tu evento tenga lugar en un sitio donde hay otras celebraciones, que no sea fácil llegar al sitio o, simplemente, que hayas programado varias actividades y te convenga tener informados a tus invitados. Para todo esto ten en cuenta el uso de recursos gráficos como pósters, banderas o carteles ¿Te echamos una mano?
5. Cuida la limpieza. No hay nada más desagradable que el desorden o la limpieza. Los invitados a tu evento esperan que esté todo impecable, así que comprueba las instalaciones por si hay que limpiar algo. Por supuesto en esto tienen especial importancia los cuartos de baño.
6. Siempre a tiempo. Cualquier persona puntual odia los retrasos, problema especialmente común a la hora de realizar el registro de asistentes. Medita bien cómo lo vas a realizar para que sea ágil. Nosotros te recomendamos contar con una app.
7. Controla el tiempo. No basta con que veas cada día el parte meteorológico. Nunca se sabe cuándo las condiciones climáticas pueden arruinar tu evento, así que estate preparado para lo peor por si acaso.

Da profesionalidad a tu evento con un ambiente unificado

La decoración: Crucial para tu evento

¿En qué basas el éxito de tus eventos? En que tus invitados lo pasen bien, en que estén bien atendidos, en que no haya ningún imprevisto o que, en el caso de que surjan, sean controlados y solucionados rápidamente y sin que tengan mucho impacto…

Puede haber miles de respuestas, pero hay una que nunca se pronuncia y siempre está ahí: la decoración. El ambiente es crucial para que tus invitados se sientan cómodos y para dar una unidad a la razón de ser del evento con el Día D.

Por ello antes de ponerte a pensar tienes que plantearte algunas cosas:

• ¿Qué clase de evento es? Nunca se decoran igual una boda y un evento de empresa, por ejemplo. Cada tipo tiene sus estándares básicos a los que ceñirse, ciertos elementos que aparecerán en unos sí y en otros no, o que aparecerán de diferente forma dependiendo de lo que celebremos.
  Por ejemplo, si optamos por un photocall, en un evento informal puede ir acompañado de atrezo divertido, algo que es menos recomendable en un evento oficial de empresa.
   
• ¿Quiénes son los invitados? En eventos oficiales la decoración deberá ser muy sobria, aunque existente para dar un ambiente de unidad que recuerde a los invitados dónde están con elementos informativos como banderas o fly banners.
  Eventos con un público más informal nos permitirán más manga ancha y originalidad en nuestros elementos decorativos, en los que podremos dar una vuelta de tuerca a la decoración tradicional.
   
• ¿Qué presupuesto tengo? Decorar un evento no tiene por qué costar una fortuna. Hay soportes gráficos que con una pequeña inversión puedes, además, conservar para otras celebraciones. Photocalls, carpas,vinilos y flag banners, entre otros, son elementos muy versátiles a los que sin duda sacarás un gran partido.

¿A qué estás esperando? Visita nuestra página web y contáctanos sin compromiso. Te daremos todas las pistas e información necesaria para que tu evento sea un éxito.