Feria profesional (II): tan importante el antes como el después

La planificación es fundamental para el éxito de una feria. Por eso, además de definir los objetivos la empresa en este evento profesional, deberemos establecer cómo comunicaremos nuestros productos y servicios y cuál será el diseño de nuestro expositor, fly banner o photocall barato.

Si queremos que nuestra asistencia a una feria profesional sea un éxito, no sólo deberemos elegir bien el evento al que asistamos como expositores. También deberemos planificar nuestra presencia en este encuentro para no perder dinero y, sobre todo, para no dañar nuestra imagen con una estrategia poco estudiada o del todo incorrecta. Por eso, una vez decidida la feria y sopesados los pros y contra de asistir a ella, deberemos seleccionar a la persona que se responsabilizará de coordinar la participación de nuestra empresa en este evento y plasmar por escrito los objetivos que pretendemos alcanzar con nuestra participación en la feria, el presupuesto que dedicaremos a partidas tan importantes como la construcción del stand, la compra de fly banners, photocalls o expositores, la impresión de cartelería, el catering y  los profesionales que serán la imagen de nuestra compañía durante la feria.  

Feria con stands y decoración impecable

Algunos se preguntarán, ¿realmente es necesaria tanta previsión para un evento que apenas dura tres o cuatro días? La respuesta es un sí tajante. Son muchas las empresas que, motivadas por los buenos datos económicos que se desprenden de las ferias, se lanzan a la piscina sin saber nadar y se ahogan por el simple hecho de no haber tenido la precaución de coger un salvavidas. Y, en el caso de los eventos feriales, el salvavidas es la planificación.

Si habéis participado en algún encuentro profesional de estas características, sabréis de lo que hablamos. Si no, os dejamos una serie de tips para que los tengáis en cuenta en la fase previa a la celebración de la feria y triunféis con vuestra asistencia.

• Definid objetivos. Todas las empresas que participan como expositoras en un evento ferial tienen como meta reforzar su presencia en el mercado nacional o internacional. Algunas querrán ampliar su cartera de clientes; otras establecer nuevas alianzas empresariales; otras, dar a conocer sus productos y novedades, y otras, ganar notoriedad… En base a nuestros objetivos, estableceremos nuestras acciones y elaboraremos un plan que nos permita alcanzarlos antes, durante y después de la feria.
• Diseñad estrategia de comunicación y marketing. En los encuentros profesionales no sólo es importante estar, sino también que se sepa que se está y, para hacerlo, la comunicación es fundamental. Debéis dar a conocer vuestros productos, servicios y novedades con antelación a la realización del evento y anunciar, mediante notas de prensa y posts en redes sociales, vuestra asistencia como expositores a la feria. De esta forma, no sólo garantizaréis las visitas y reuniones con vuestros antiguos clientes, sino que favoreceréis que, aquellos que no lo son, se sientan atraídos a visitar  vuestro stand y a concertar entrevista con vosotros.
• Cuidad vuestra imagen. Competir con multinacionales es difícil, tanto por el presupuesto como por los recursos humanos de que dispone para el diseño y construcción de su stand. Pero, que sea difícil no significa que no le prestemos atención. No hay que olvidar que el stand y el material gráfico que se expone en él  son nuestra carta de presentación y, si no lo cuidamos, dará igual que nuestros productos destaquen por su innovación y calidad. ¿No disponemos de suficiente dinero para un  stand propio? Contratemos los servicios de diseño y montaje de carpas que ofrece el recinto ferial e invirtamos en un expositor, fly banner y photocall que distinga a nuestra empresa del resto y que se ajuste a su imagen de marca. Son elementos económicos que podremos reutilizar en conferencias, reuniones y ferias venideras.
• Formad a vuestros empleados. Seleccionad con suficiente antelación a aquellos empleados que asistirán a la feria y dadles unas pautas básicas de actuación. Aunque conozcan vuestros productos y servicios a la perfección, deben saber cuáles son los objetivos de la feria y cómo actuar para alcanzarlos.
• Pensad en el catering que ofreceréis a vuestros visitantes y en los regalos promocionales que dispondréis.

Aunque el presupuesto de nuestra empresa no sea el de una multinacional, siempre podremos buscar la forma de hacer nuestro stand atractivo. Los fly banners, photocall o expositores personalizados ayudan a atraer la mirada del visitante y crean imagen de marca.