Feria profesional (V): qué hacer después de desmontar el stand

El trabajo de feria continúa mucho después de recoger stand y abandonar el recinto ferial. La elaboración de una base de datos con los contactos realizados en el encuentro y su seguimiento de los mismos son tareas fundamentales que toda empresa debe asumir después de su participación en un evento de estas características.

Quien piense que, una vez desmontado el stand y empaquetados expositores, fly banners y catálogos, el trabajo de feria ha finalizado está más que equivocado. Es, entonces, cuando empieza una de las tareas claves de cualquier participación en feria: la evaluación de nuestra participación en feria y el seguimiento de los contactos realizados. No podemos olvidar que una de las motivaciones básicas de la asistencia como expositores a un evento de estas características es recuperar el dinero invertido mediante el establecimiento de relaciones comerciales fruto, precisamente, de los contactos realizados durante este encuentro. Pero, para que esto pase, antes debemos analizar aquellas empresas con las que nos hemos reunido durante el encuentro, detectar cuáles eran clientes y cuáles no y responder a sus demandas con la mayor celeridad posible. De nada sirve que hayamos pactado el envío de una muestra, de una oferta o de un presupuesto si, después, dejamos pasar uno, dos o incluso tres meses hasta que cumplimos nuestra palabra. Además de crear una mala imagen de marca, lo que conseguiremos con esta actitud es tirar por la borda todo el trabajo realizado en feria.

Por eso, nuestro objetivo principal ya en oficina será revisar nuestro libro de registros en feria, volcar los nuevos contactos en nuestra base de datos, proceder al envío de muestras y presupuestos  y, en caso de que no se haya solicitado  una información o material específico, evaluar sus necesidades como empresa para contactar con ellos con una propuesta en firme. Aquí, el “hola, ¿qué tal? Hablamos en la feria. ¿Te acuerdas de mí” no sirve. Es necesario saber a qué se dedica exactamente la compañía con la que vamos a contactar, qué productos y servicios comercializa y qué cabida tienen nuestros productos y servicios en ella. Sólo así nos aseguraremos  de que ese nombre de la lista se convierta en negocio.

Pero, aunque importante, la elaboración una base de datos con los contactos realizados en feria y el seguimiento de los mismos vía email o por teléfono, no es lo único que deberemos hacer una vez recogido stand y expositores. También deberemos estudiar nuestro paso por la feria para saber si éste ha respondido a nuestras expectativas o no y, sobre todo, para pulir posibles fallos en próximos eventos profesionales a los que acudamos –si es que los hay-. ¿Gastamos más dinero del presupuestado? ¿A qué se debió: a la mala organización o a algún imprevisto? ¿El material promocional que aportamos fue suficiente o, por el contrario, nos quedamos cortos? Y, ¿qué hay del stand, de expositor o de material gráfico como fly banners, vinilos o lonas? ¿Salió a cuenta contratar los servicios del recinto ferial o hubiese sido mejor invertir en un diseño propio? ¿Qué tal el número de visitas al evento y a nuestro stand? ¿Superó nuestras expectativas o no las sobrepasó? Con todos estos datos, podremos elaborar una memoria que será de gran utilidad para futuros encuentros profesionales.

Muchas empresas comenten el error de pensar que, tras recoger stand, expositores,
fly banners y materiales promocionales, el trabajo de feria ha acabado

Marcas y festivales, una unión que se intensifica en verano

Las marcas aprovechan los eventos musicales para darse a conocer y fidelizar a sus clientes. Lo hacen como patrocinadores y con carpas, lonas e, incluso, mochilas fly banners.

Verano: temporada de baños, helados, excursiones en bicicleta, vermuts a pie de calle y festivales. Sí, de festivales. Habéis leído bien. Son muchas las localidades españolas que han sucumbido al indie, al pop, al rock, al reggae o al balkan y que lo han querido incorporar a su agenda cultural en forma de evento. Barcelona, Madrid, Benicàssim, Benidorm…. El estilo musical cambia, pero el espíritu es el mismo: que los asistentes –sean locales o no- disfruten de un fin de semana de buena música.

Otra cosa que no varía es el papel de las marcas de refrescos o cervezas en los festivales. Si habéis tenido la oportunidad de asistir a un evento de estas características en el último año, seguramente habréis comprobado que compañías como Heineken, Estrella Damm o San Miguel son habituales de estos festivales y que, gracias a su patrocinio o co-organización, consiguen darse a conocer y fortalecer su imagen de marca en un público, los jóvenes, que acuden a estas citas con la música venidos de diferentes partes del mundo.  Lo hacen con escenarios que llevan su nombre y su logo, con lonas que penden de las estructuras, con fly banners y banderas que ondean en todo el recinto, con carpas donde comercializan sus productos e, incluso, con un servicio de bebidas que se hace hueco el público. ¿En qué consiste exactamente? Se trata de chicos  y  chicas que cargan un dispensador de refrescos o cervezas a sus espaldas y que, con ayuda de una mochila fly banner, se distinguen entre la muchedumbre. Una idea my práctica teniendo en cuenta las colas y aglomeraciones que se concentran en los puntos de venta de bebidas de los festivales y, sobre todo, que los asistentes a los conciertos saben agradecer y premiar con fidelidad. Quizá no recuerden el nombre de la marca de cerveza que le expidieron en barra, pero sí el de la compañía que, en medio del gentío, le ayudó a saciar su sed.

Esta acción, tan propia de los festivales, puede ser exportable a otros eventos de similares características. Y hablamos de “similares características” porque, por mucho que una bebida fría –sea agua, un refresco o una cerveza- se agradezca en la misma medida en un concierto de música que en un mitin o en una feria profesional al aire libre, el público asistente y, por tanto, el protocolo a seguir es diferente.  Pensemos en las exhibiciones de surf y skate o en las maratones urbanas. Aquí los refrescos o bebidas energizantes no sólo tendrían cabida, sino que tanto participantes como público las aplaudirían.

Las carpas, junto a las banderas y las mochilas fly banners,
forman parte del paisaje de los festivales de música.

Feria profesional (IV): la importancia de elegir a nuestros representantes en stand

El equipo humano que asiste en nombre de nuestra compañía a un evento ferial es casi tan importante como el stand que nos representa. Debe conocer nuestros productos, dominar más de un idioma, ser empático y tener presencia.

Ya está todo listo. El stand montado, el expositor con catálogos y flyers, el vinilo con el logo de la empresa encabezando el espacio expositivo. Ahora solo falta que abran las puertas del recinto ferial y que empiecen a entrar visitantes, tus clientes potenciales. La  decoración de tu stand será la primera impresión que el cliente se lleve de tu empresa, pero tus empleados serán la imagen que tu marca muestre al exterior y, gran parte del éxito o fracaso de tu presencia ferial, dependerá de ellos. De ahí que sea tan importante que elijas bien, que el personal que acuda a la feria no sólo esté especializado en este tipo de eventos profesionales sino que, además, conozca a la perfección los productos y servicios de la compañía y sus clientes potenciales. Debemos tener en cuenta que, en una feria profesional los tiempos se reducen y el estrés es mayor: los visitantes quieren conocer lo que, como empresa, les puedes ofrecer y no dedicarán más de media hora de su escaso tiempo a hacerlo. Es necesario que tus empleados, como cara visible de la empresa, respondan con seguridad y dinamismo a sus consultas y, sobre todo, que sepan captar la atención y el interés de los clientes objetivos. La amabilidad, la oratoria, el dominio de los idiomas y la capacidad de resolución son clave para causar buena impresión a tus visitantes y lograr oportunidades de negocio. También son importantes otros aspectos íntimamente relacionados con la actuación del equipo humano presente en feria  y que os adelantamos ahora.

1.  Stand ordenado. Sabemos que los tiempos que impone una feria profesional son de vértigo, que entre visitas, comidas de negocio y presentaciones, no se dispone de un minuto libre. Pero el stand es un reflejo de tu empresa y hay que mantenerlo siempre limpio, ordenado y con material promocional suficiente para ofrecérselo a nuestros posibles clientes. Intentemos mantener el espacio limpio y ser previsores: los catálogos, flyers, tarjetas identificativas y dosieres de prensa nunca pueden faltar.
2. No al efecto stand vacío. No hay nada peor que visitar un stand y no encontrar a ningún representante de la empresa que te pueda atender y ofrecer información acerca de los productos y servicios que comercializa. Da igual que se trate de una compañía de renombre o de una que esté buscando un hueco en el mercado. El resultado es el mismo: mala imagen de marca. Intentemos hacer turnos y que siempre haya un responsable de nuestro negocio en el stand.
3. Control de visitas a nuestro stand. De nada sirve que te pases tres días en un evento profesional, si después no aprovechamos las sinergias que se crean en él. Tomemos nota de cada cliente potencial que visite nuestro stand y hagamos contacto con él una vez el evento haya finalizado.
4. Redes sociales activas. De la misma forma que no podemos descuidar nuestro stand y los visitantes que acuden a él, tampoco debemos hacerlo con nuestras redes sociales. Mantengámoslas en todo momento actualizadas, ya sea con fotos de nuestro espacio expositivo y de nuestras novedades como con reflexiones acerca de las jornadas técnicas que se generan en él.

No hay nada que cause peor impresión que un stand desordenado, sin catálogos y flyers a vista y sin personal que pueda atender nuestras consultas. Evitémoslo.
(Foto: infohostelero.com)

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