Feria profesional (V): qué hacer después de desmontar el stand

El trabajo de feria continúa mucho después de recoger stand y abandonar el recinto ferial. La elaboración de una base de datos con los contactos realizados en el encuentro y su seguimiento de los mismos son tareas fundamentales que toda empresa debe asumir después de su participación en un evento de estas características.

Quien piense que, una vez desmontado el stand y empaquetados expositores, fly banners y catálogos, el trabajo de feria ha finalizado está más que equivocado. Es, entonces, cuando empieza una de las tareas claves de cualquier participación en feria: la evaluación de nuestra participación en feria y el seguimiento de los contactos realizados. No podemos olvidar que una de las motivaciones básicas de la asistencia como expositores a un evento de estas características es recuperar el dinero invertido mediante el establecimiento de relaciones comerciales fruto, precisamente, de los contactos realizados durante este encuentro. Pero, para que esto pase, antes debemos analizar aquellas empresas con las que nos hemos reunido durante el encuentro, detectar cuáles eran clientes y cuáles no y responder a sus demandas con la mayor celeridad posible. De nada sirve que hayamos pactado el envío de una muestra, de una oferta o de un presupuesto si, después, dejamos pasar uno, dos o incluso tres meses hasta que cumplimos nuestra palabra. Además de crear una mala imagen de marca, lo que conseguiremos con esta actitud es tirar por la borda todo el trabajo realizado en feria.

Por eso, nuestro objetivo principal ya en oficina será revisar nuestro libro de registros en feria, volcar los nuevos contactos en nuestra base de datos, proceder al envío de muestras y presupuestos  y, en caso de que no se haya solicitado  una información o material específico, evaluar sus necesidades como empresa para contactar con ellos con una propuesta en firme. Aquí, el “hola, ¿qué tal? Hablamos en la feria. ¿Te acuerdas de mí” no sirve. Es necesario saber a qué se dedica exactamente la compañía con la que vamos a contactar, qué productos y servicios comercializa y qué cabida tienen nuestros productos y servicios en ella. Sólo así nos aseguraremos  de que ese nombre de la lista se convierta en negocio.

Pero, aunque importante, la elaboración una base de datos con los contactos realizados en feria y el seguimiento de los mismos vía email o por teléfono, no es lo único que deberemos hacer una vez recogido stand y expositores. También deberemos estudiar nuestro paso por la feria para saber si éste ha respondido a nuestras expectativas o no y, sobre todo, para pulir posibles fallos en próximos eventos profesionales a los que acudamos –si es que los hay-. ¿Gastamos más dinero del presupuestado? ¿A qué se debió: a la mala organización o a algún imprevisto? ¿El material promocional que aportamos fue suficiente o, por el contrario, nos quedamos cortos? Y, ¿qué hay del stand, de expositor o de material gráfico como fly banners, vinilos o lonas? ¿Salió a cuenta contratar los servicios del recinto ferial o hubiese sido mejor invertir en un diseño propio? ¿Qué tal el número de visitas al evento y a nuestro stand? ¿Superó nuestras expectativas o no las sobrepasó? Con todos estos datos, podremos elaborar una memoria que será de gran utilidad para futuros encuentros profesionales.

Muchas empresas comenten el error de pensar que, tras recoger stand, expositores,
fly banners y materiales promocionales, el trabajo de feria ha acabado