El trabajo de feria continúa mucho después de recoger stand y abandonar el recinto ferial. La elaboración de una base de datos con los contactos realizados en el encuentro y su seguimiento de los mismos son tareas fundamentales que toda empresa debe asumir después de su participación en un evento de estas características.
Quien piense que, una
vez desmontado el stand y empaquetados expositores, fly banners y catálogos, el
trabajo de feria ha finalizado está más que equivocado. Es, entonces,
cuando empieza una de las tareas claves de cualquier participación en feria: la
evaluación de nuestra participación en feria y el seguimiento de los contactos
realizados. No podemos olvidar que una
de las motivaciones básicas de la asistencia como expositores a un evento de
estas características es recuperar el dinero invertido mediante el
establecimiento de relaciones comerciales fruto, precisamente, de los
contactos realizados durante este encuentro. Pero, para que esto pase, antes debemos
analizar aquellas empresas con las que nos hemos reunido durante el encuentro,
detectar cuáles eran clientes y cuáles no y responder a sus demandas con la
mayor celeridad posible. De nada sirve que hayamos pactado el envío de una
muestra, de una oferta o de un presupuesto si, después, dejamos pasar uno, dos o
incluso tres meses hasta que cumplimos nuestra palabra. Además de crear una
mala imagen de marca, lo que conseguiremos con esta actitud es tirar por la
borda todo el trabajo realizado en feria.
Por eso, nuestro objetivo principal ya en oficina será
revisar nuestro libro de registros en feria, volcar los nuevos contactos en
nuestra base de datos, proceder al envío de muestras y presupuestos y, en caso de que no se haya solicitado una información o material específico, evaluar
sus necesidades como empresa para contactar con ellos con una propuesta en firme.
Aquí, el “hola, ¿qué tal? Hablamos en la feria. ¿Te acuerdas de mí” no sirve. Es
necesario saber a qué se dedica exactamente la compañía con la que vamos a
contactar, qué productos y servicios comercializa y qué cabida tienen nuestros
productos y servicios en ella. Sólo así nos aseguraremos de que ese nombre de la lista se convierta en negocio.
Pero, aunque importante, la elaboración una base de datos
con los contactos realizados en feria y el seguimiento de los mismos vía email
o por teléfono, no es lo único que deberemos hacer una vez recogido stand y
expositores. También deberemos estudiar
nuestro paso por la feria para saber si éste ha respondido a nuestras expectativas
o no y, sobre todo, para pulir posibles fallos en próximos eventos
profesionales a los que acudamos –si es que los hay-. ¿Gastamos más dinero
del presupuestado? ¿A qué se debió: a la mala organización o a algún imprevisto?
¿El material promocional que aportamos fue suficiente o, por el contrario, nos
quedamos cortos? Y, ¿qué hay del stand, de expositor o de material gráfico como
fly banners, vinilos o lonas? ¿Salió a cuenta contratar los servicios del
recinto ferial o hubiese sido mejor invertir en un diseño propio? ¿Qué tal el
número de visitas al evento y a nuestro stand? ¿Superó nuestras expectativas o
no las sobrepasó? Con todos estos datos, podremos elaborar una memoria que será
de gran utilidad para futuros encuentros profesionales.
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| Muchas empresas comenten el error de pensar que, tras
recoger stand, expositores, fly banners y materiales promocionales, el trabajo de feria ha acabado |
