Feria profesional (V): qué hacer después de desmontar el stand

El trabajo de feria continúa mucho después de recoger stand y abandonar el recinto ferial. La elaboración de una base de datos con los contactos realizados en el encuentro y su seguimiento de los mismos son tareas fundamentales que toda empresa debe asumir después de su participación en un evento de estas características.

Quien piense que, una vez desmontado el stand y empaquetados expositores, fly banners y catálogos, el trabajo de feria ha finalizado está más que equivocado. Es, entonces, cuando empieza una de las tareas claves de cualquier participación en feria: la evaluación de nuestra participación en feria y el seguimiento de los contactos realizados. No podemos olvidar que una de las motivaciones básicas de la asistencia como expositores a un evento de estas características es recuperar el dinero invertido mediante el establecimiento de relaciones comerciales fruto, precisamente, de los contactos realizados durante este encuentro. Pero, para que esto pase, antes debemos analizar aquellas empresas con las que nos hemos reunido durante el encuentro, detectar cuáles eran clientes y cuáles no y responder a sus demandas con la mayor celeridad posible. De nada sirve que hayamos pactado el envío de una muestra, de una oferta o de un presupuesto si, después, dejamos pasar uno, dos o incluso tres meses hasta que cumplimos nuestra palabra. Además de crear una mala imagen de marca, lo que conseguiremos con esta actitud es tirar por la borda todo el trabajo realizado en feria.

Por eso, nuestro objetivo principal ya en oficina será revisar nuestro libro de registros en feria, volcar los nuevos contactos en nuestra base de datos, proceder al envío de muestras y presupuestos  y, en caso de que no se haya solicitado  una información o material específico, evaluar sus necesidades como empresa para contactar con ellos con una propuesta en firme. Aquí, el “hola, ¿qué tal? Hablamos en la feria. ¿Te acuerdas de mí” no sirve. Es necesario saber a qué se dedica exactamente la compañía con la que vamos a contactar, qué productos y servicios comercializa y qué cabida tienen nuestros productos y servicios en ella. Sólo así nos aseguraremos  de que ese nombre de la lista se convierta en negocio.

Pero, aunque importante, la elaboración una base de datos con los contactos realizados en feria y el seguimiento de los mismos vía email o por teléfono, no es lo único que deberemos hacer una vez recogido stand y expositores. También deberemos estudiar nuestro paso por la feria para saber si éste ha respondido a nuestras expectativas o no y, sobre todo, para pulir posibles fallos en próximos eventos profesionales a los que acudamos –si es que los hay-. ¿Gastamos más dinero del presupuestado? ¿A qué se debió: a la mala organización o a algún imprevisto? ¿El material promocional que aportamos fue suficiente o, por el contrario, nos quedamos cortos? Y, ¿qué hay del stand, de expositor o de material gráfico como fly banners, vinilos o lonas? ¿Salió a cuenta contratar los servicios del recinto ferial o hubiese sido mejor invertir en un diseño propio? ¿Qué tal el número de visitas al evento y a nuestro stand? ¿Superó nuestras expectativas o no las sobrepasó? Con todos estos datos, podremos elaborar una memoria que será de gran utilidad para futuros encuentros profesionales.

Muchas empresas comenten el error de pensar que, tras recoger stand, expositores,
fly banners y materiales promocionales, el trabajo de feria ha acabado

Feria profesional (IV): la importancia de elegir a nuestros representantes en stand

El equipo humano que asiste en nombre de nuestra compañía a un evento ferial es casi tan importante como el stand que nos representa. Debe conocer nuestros productos, dominar más de un idioma, ser empático y tener presencia.

Ya está todo listo. El stand montado, el expositor con catálogos y flyers, el vinilo con el logo de la empresa encabezando el espacio expositivo. Ahora solo falta que abran las puertas del recinto ferial y que empiecen a entrar visitantes, tus clientes potenciales. La  decoración de tu stand será la primera impresión que el cliente se lleve de tu empresa, pero tus empleados serán la imagen que tu marca muestre al exterior y, gran parte del éxito o fracaso de tu presencia ferial, dependerá de ellos. De ahí que sea tan importante que elijas bien, que el personal que acuda a la feria no sólo esté especializado en este tipo de eventos profesionales sino que, además, conozca a la perfección los productos y servicios de la compañía y sus clientes potenciales. Debemos tener en cuenta que, en una feria profesional los tiempos se reducen y el estrés es mayor: los visitantes quieren conocer lo que, como empresa, les puedes ofrecer y no dedicarán más de media hora de su escaso tiempo a hacerlo. Es necesario que tus empleados, como cara visible de la empresa, respondan con seguridad y dinamismo a sus consultas y, sobre todo, que sepan captar la atención y el interés de los clientes objetivos. La amabilidad, la oratoria, el dominio de los idiomas y la capacidad de resolución son clave para causar buena impresión a tus visitantes y lograr oportunidades de negocio. También son importantes otros aspectos íntimamente relacionados con la actuación del equipo humano presente en feria  y que os adelantamos ahora.

1.  Stand ordenado. Sabemos que los tiempos que impone una feria profesional son de vértigo, que entre visitas, comidas de negocio y presentaciones, no se dispone de un minuto libre. Pero el stand es un reflejo de tu empresa y hay que mantenerlo siempre limpio, ordenado y con material promocional suficiente para ofrecérselo a nuestros posibles clientes. Intentemos mantener el espacio limpio y ser previsores: los catálogos, flyers, tarjetas identificativas y dosieres de prensa nunca pueden faltar.
2. No al efecto stand vacío. No hay nada peor que visitar un stand y no encontrar a ningún representante de la empresa que te pueda atender y ofrecer información acerca de los productos y servicios que comercializa. Da igual que se trate de una compañía de renombre o de una que esté buscando un hueco en el mercado. El resultado es el mismo: mala imagen de marca. Intentemos hacer turnos y que siempre haya un responsable de nuestro negocio en el stand.
3. Control de visitas a nuestro stand. De nada sirve que te pases tres días en un evento profesional, si después no aprovechamos las sinergias que se crean en él. Tomemos nota de cada cliente potencial que visite nuestro stand y hagamos contacto con él una vez el evento haya finalizado.
4. Redes sociales activas. De la misma forma que no podemos descuidar nuestro stand y los visitantes que acuden a él, tampoco debemos hacerlo con nuestras redes sociales. Mantengámoslas en todo momento actualizadas, ya sea con fotos de nuestro espacio expositivo y de nuestras novedades como con reflexiones acerca de las jornadas técnicas que se generan en él.

No hay nada que cause peor impresión que un stand desordenado, sin catálogos y flyers a vista y sin personal que pueda atender nuestras consultas. Evitémoslo.
(Foto: infohostelero.com)

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Feria profesional (III): decora tu stand y crea imagen de marca

La ubicación y diseño de vinilos, displays, roll up, mostradores y material promocional son imprescindibles a la hora de desmarcarte del resto de participantes en feria

Vale. Después de meses estudiando qué convenía más a tu empresa, si una feria u otra, si un stand de diseño propio o uno estándar, si un vinilo con el logotipo de tu compañía o una lona, si un display con el lema de la empresa o un roll up, llega el gran día: la feria.  Y allí estás, con el stand montado y con el material gráfico por disponer. Y, aunque ya has planificado con antelación la decoración de tu stand, ahora es momento de comprobar que éste se adecúa a las dimensiones e iluminación del espacio cedido por la feria. Te proponemos algunas ideas para que tu stand se convierta en tu mejor carta de presentación.

• Vinilos y lonas como fondo. Quizá tengas la suerte de pertenecer a una multinacional con recursos económicos y humanos suficientes como para crear un stand con diseño propio y no tener que preocuparte por su personalización y decoración en feria. Pero, lo más común, es que hayas optado por un expositor prefabricado y que debas darle una identidad propia para captar la atención del visitante y para que, así, puedan relacionarlo con tu empresa. Para ello, lo más recomendable es colocar un vinilo o lona con el logotipo y nombre de tu compañía en el fondo del stand y, de esta forma,  facilitar su visualización a cualquier persona que pase por delante de él.
• Displaysy roll up, en la entrada o laterales. Si el fondo de tu stand está presidido por tu logotipo, no es necesario que displays y roll up se sitúen en la misma ubicación y, por supuesto, que contengan la misma información. ¿Por qué no aprovecharlo para  dar a conocer el lema de tu empresa o tu última novedad? La idea es ofrecer contenido de utilidad sin saturar.
• Mostradory mesas con el logo de la empresa. Aunque el mobiliario que dispongamos en feria sea estándar, podemos jugar con su imagen para otorgarle un toque propio. Si forramos el mostrador con un display o si cubrimos las mesas con un mantel que contenga los colores de nuestro logo conseguiremos desmarcarnos del resto de participantes en feria y captar la atención de los visitantes. Este tipo de decoración es muy útil, además, para ocultar el material promocional que hayamos trasladado al evento profesional.
• Catálogos,trípticos y tarjetas ordenadas y en su justa medida. Que dispongamos de material promocional suficiente para facilitar a nuestros visitantes durante los tres días de feria, no significa que lo dejemos a la vista del cliente. En las mesas, expositores y mostrador tan sólo deberá de haber unos cuantos ejemplares de cada material. Se trata de ofrecer una imagen de orden y limpieza al visitante y de que la información visual que contiene este material no pase desapercibida entre tanto  catálogo y tríptico amontonado.

El stand Purina-Nestlé es un buen ejemplo de cómo un mostrador puede imprimir imagen de marca. 

Feria profesional (I): una herramienta de marketing empresarial

Son muchas las oportunidades de comunicación y de negocio que ofrecen las ferias profesionales a las empresas que asisten a ellas con un stand plegable. Tan sólo hay que saber elegirlas.

Quien crea que, en tiempos de internet, webinars y eventos online, las ferias profesionales han pasado a un segundo plano, se equivoca. Encuentros profesionales como las ferias, siguen siendo una poderosa herramienta de marketing empresarial, tanto para darnos a conocer a otros mercados como para descubrir cuáles son nuestros competidores potenciales y qué productos y servicios hacen sombra a los nuestros. Y no lo decimos sólo nosotros. Lo afirman escuelas de negocios como el ISEAD que, al igual que Zona Plotter, destaca el poder de las ferias para instrumento para afianzar y divulgar nuestra imagen de marca, captar nuevos clientes, abrirnos a nuevos mercados e, incluso, iniciar relaciones estratégicas con otras empresas del sector.

Pero, para que nuestros objetivos empresariales se cumplan, hay que elegir bien. De nada sirve que invirtamos nuestro dinero en un stand que refleje nuestra identidad como marca, en material gráfico como vinilos, roll up baratos o que nos ayuden a ser visibles y en personal especializado, si la feria en la que participamos no es referente del sector o si sus visitantes no son nuestro público objetivo. Por eso, antes de decidirnos por un evento ferial u otro, deberemos hacernos preguntas tan importantes como estas:

¿Qué alcance tiene? No es lo mismo asistir a una feria de carácter local que hacerlo en una nacional o internacional, ni por las empresas participantes ni por los visitantes ni por las oportunidades de negocio que puedan generar en un futuro ni por las facilidades que ofrecen a los expositores que participan en ellas.

Así que, una vez determinemos el sector en el que nos queramos mover y el presupuesto del que contamos para hacerlo, deberemos revisar los datos de que dispone la entidad organizadora para saber qué empresas participan en él, qué novedades se van a presentar, cuál será la distribución de los stands o qué servicios ofrecen a los expositores (¿ofrecen la posibilidad de diseñar y montar el stand? ¿son baratos? ¿tienen acceso a internet gratuito?) y establecer una comparativa con ediciones anteriores.

Es imprescindible optar por un evento que tenga repercusión profesional y mediática y que pueda reaccionar de forma eficaz ante cualquier imprevisto que se nos plantee, pero también ser conscientes de que, cuanto mayor sea este encuentro, más multinacionales asistirán a él y menos posibilidades de crear impacto con nuestros productos o servicios tendremos. El término medio, como en todo, es una buena opción.

¿Quién la visita? Que un evento profesional sea de renombre y concentre las novedades del sector es importante, pero también que sus visitantes respondan a nuestras expectativas de negocio. Si nos dedicamos al mundo de la enseñanza, posiblemente, nos interese que a esta feria acudan estudiantes y ciudadanos de a pie. Pero si nos dedicamos a la construcción, nuestros objetivos serán otros. Los alumnos de arquitectura o ingeniería pasarán a un segundo plano y las empresas constructoras, distribuidoras de maquinaria y material para la edificación o inmobiliarias tendrán un papel determinante a la hora de decidirnos por un evento u otro.

Para descubrir el volumen y perfil de los visitantes de una feria, como para saber el número de empresas participantes, tan sólo deberemos recurrir a los datos recogidos por la entidad organizadora de la feria. Con ellos podremos saber cuántos visitantes asistieron a este evento en ediciones pasadas y a qué tipología respondían y prever cuántos lo harán a la actual convocatoria.

¿Dónde está ubicada? Imaginemos que el recinto ferial está situado a las afueras de una gran ciudad y que, por una deficiente señalización y conexión con el centro urbano, la accesibilidad al edificio no es buena. Entonces, no vendría mal que nos replanteásemos nuestra asistencia a este evento profesional. La razón es simple: cuanto peor sea el acceso al recinto, menos posibilidad de captar visitantes habrá y más dinero y tiempo deberemos invertir en el transporte de stands plegables tipo mostrador, roll up, vinilos, expositores de publicidad y, claro está, productos y personal de nuestra empresa.