Herramientas para facilitar la organización de eventos

Cómo la tecnología puede hacer tu trabajo mucho más fácil

Una de las características más importantes para un organizador de eventos es, valga la redundancia, la organización. Ser ordenado te ahorrará muchos problemas y, por fortuna, la tecnología nos pone cada vez más fácil ser unos maniáticos del orden.

En este post de proponemos varias herramientas que te ayudarán a hacer de tu día a día un paseo limpio y organizado:

1. Wunderlist es la aplicación por excelencia de listas de tareas. No solo podrás crear listas y más listas, esencial para cualquier persona organizada, sino que Wunderlist te permite, además, ordenarlas según su importancia. Una opción muy interesante de Wunderlist es la posibilidad de delegar tareas, que, como comentábamos la semana pasada, es esencial en este trabajo.
2. Nozbe es una de las herramientas más completas que podremos encontrar para organizarnos. Desde personalizar nuestra cuenta con un logo hasta adjuntar archivos a cada proyecto o sincronizar la cuenta con Dropbox, Evernote ¡Y hasta con Twitter! No te asustes: la complejidad la marcas tú. Empieza usándola de modo simple y poco a poco te harás a ella hasta convertirte en un experto.
3. Teux Deux es para ti si te gusta organizarte semana a semana. Su interfaz se divide en columnas que marcan cada día de la semana, perfecto para los que se abruman si ven tareas más lejanas en el tiempo. Intuitiva, fácil de usar y apta para cualquier persona a la que le guste el orden.
4. Do it (tomorrow) es para los que creen que Teux Deux es demasiado complicada. Hemos dicho que la herramienta anterior es de lo más sencilla, pero Do it (tomorrow) la supera: planifica las tareas de hoy y de mañana.
5. Remember the milk es, sin duda, una de las herramientas más populares por sus enormes posibilidades para organizar tareas, así como su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Hasta puedes compartir tareas para que te ayuden o asesoren.

Y no olvides anotar en tu herramienta de organización ponerte en contacto con nosotros para que te contemos la mejor forma de promocionar tu negocio o tu evento con nuestros carteles, banderas, vinilos y demás posibilidades ¡Te esperamos!

Divide y vencerás: Cómo repartir tareas al organizar un evento

La importancia para un organizador de eventos de contar con colaboradores

Hay un día en la carrera de todo organizador de eventos en el que descubre que no puede hacerlo todo.

Para cualquier profesional tener detrás un grupo de profesionales que le ayude en su trabajo es importante, pero para un organizador de eventos es indispensable.

Pero, ¿qué tareas delegar y en quién? Te ayudamos:

• Localización y suministros. Vas a tener mucho trabajo y puede que tengas que confiar en otra persona para que se encargue de investigar qué lugar es el mejor, qué equipamiento se necesita, dónde conseguirlo, etc. Esta tarea supone un consumo importante de tiempo que te puede venir muy bien. Y, como queremos echarte un cable, te animamos que cuentes con nosotros para conseguir tu lonas publicitarias, roll ups, carteles o cualquier recurso gráfico.
• Conseguir sponsors. Otro trabajo difícil y que roba mucho tiempo. Además, no se trata solamente de persuadir a posibles sponsors, sino que conviene tener un contacto continuado con ellos. Eso sí, para tenerlos del todo contentos nosotros te recomendamos poner sus logos en algún lado ¿Qué tal un photocall, pósteres o un flybanner?
• La vida online del evento. Hoy por hoy no te puedes olvidar de internet y las redes sociales. Al contrario de lo que puede parecer, es un trabajo complicado y laborioso que requiere de un especialista.
• Contabilidad. Los números también son una de las partes que, si tratas de llevar tú mismo o alguien que no es profesional, pueden dar más de un quebradero de cabeza. Confía en un experto, aunque siempre estés pendiente de toda transacción.
• Organización de acreditaciones. Es más que probable que el Día D necesites más personal del que tienes en tu día a día. Una buena opción es contratar a alguien que se encargue de acreditar a los participantes y controlar el paso en la entrada.

Midiendo la repercusión de tu evento en redes sociales

Cómo hacer un análisis postevento de las redes sociales

Las redes sociales son un fenómeno cuya relevancia no ha parado de crecer. Desde que comenzara el gran boom hemos visto pasar redes sociales y evolucionar otras de manera que ya forman parte de nuestro día a día.

Y, por supuesto, en el mundo de la organización de eventos también es así. Ya aprendimos que son un elemento crucial a la hora de promocionar nuestro trabajo, pero la cosa no queda ahí.

Una vez hemos recogido y todo el mundo se ha marchado hay ciertas cosas que debemos hacer. Y una de ellas es medir el impacto que nuestro evento ha tenido en las redes sociales. Te explicamos cómo:

1. ¿Qué han dicho tus invitados en el hashtag que escogiste? Poco a poco las redes sociales han ido adoptando esta característica de Twitter y, aunque la red social del pajarito sigue siendo la reina de la almohadilla, deberás consultar tu hashtag en otras redes sociales como Instagram, Facebook o Google+.
2. Busca los comentarios que se hayan escapado del hashtag. Habrá invitados que por despistados o por inexpertos hagan comentarios saliéndose del hashtag. Busca palabras clave relacionadas con tu evento, intenta tener localizados en redes sociales al mayor número de invitados posible y tendrás un análisis mucho más completo.
3. Sintetiza toda la información en un informe. Recopila todos los datos que encuentres y anótalos de forma ordenada. Esto te permitirá no solo consultarlos en un futuro y entenderlos mejor, sino que también te facilitará el trabajo a la hora de sacar conclusiones.
4. Saca conclusiones. Analiza los datos que has obtenido e intenta llegar a alguna conclusión ¿Tu evento ha sido un éxito o no tanto? ¿Qué perfil tenían los asistentes? ¿Qué es lo que más les gustó? ¿Qué puedes mejorar?
5. ¡Interactúa! Y, ya que estás monitorizando, no te olvides de contestar a todas las interacciones que no pudieron ser atendidas en el fervor del evento. Es importante que tus invitados se sientan bien atendidos incluso por redes sociales.

Pequeñas grandes cosas que harán de tu evento un éxito

Marca la diferencia en tu evento con los detalles

Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, y más en el mundo de la organización de eventos, donde la planificación es un aspecto clave para alcanzar el éxito.

Hoy te acercamos los pequeños detalles que harán tu evento inolvidable si los cuidas adecuadamente.

1. Un equipo amable. Si todas las personas que trabajen en tu evento lucen una sonrisa y tratan a tus invitados con amabilidad, conseguirás que los asistentes se marchen con buen sabor de boca. A todo el mundo le gusta que le traten bien, ¿no?
2.  A la última ¿A que no te separas de tu smartphone? Tus invitados tampoco. Pon a su disposición una conexión WiFi ágil y enchufes y los tendrás ganados. Además, todo será propicio para que hablen por las redes sociales de tu evento.
3. Todo en orden. Guarda un hueco en tu agenda para comprobar que todos los equipos que vas a utilizar funcionan correctamente: luz, sonido, imagen… Cuantos más cabos atados tengas, menos probabilidad habrá de que surjan imprevistos.
4. Indicaciones claras. Puede que tu evento tenga lugar en un sitio donde hay otras celebraciones, que no sea fácil llegar al sitio o, simplemente, que hayas programado varias actividades y te convenga tener informados a tus invitados. Para todo esto ten en cuenta el uso de recursos gráficos como pósters, banderas o carteles ¿Te echamos una mano?
5. Cuida la limpieza. No hay nada más desagradable que el desorden o la limpieza. Los invitados a tu evento esperan que esté todo impecable, así que comprueba las instalaciones por si hay que limpiar algo. Por supuesto en esto tienen especial importancia los cuartos de baño.
6. Siempre a tiempo. Cualquier persona puntual odia los retrasos, problema especialmente común a la hora de realizar el registro de asistentes. Medita bien cómo lo vas a realizar para que sea ágil. Nosotros te recomendamos contar con una app.
7. Controla el tiempo. No basta con que veas cada día el parte meteorológico. Nunca se sabe cuándo las condiciones climáticas pueden arruinar tu evento, así que estate preparado para lo peor por si acaso.

Bufé, banquete o cóctel: escoge el catering que más se adecúe a tu evento

Aprende a elegir el mejor catering para tu evento

Todo buen organizador de eventos sabe que el catering debe ser planificado y escogido con especial mimo, ya que es uno de los momentos cruciales de cualquier evento.

Escoger el catering adecuado no solo se basa en la calidad, variedad y sabor de la comida. Todo pequeño detalle es importante: desde la presentación hasta el servicio, pasando, por supuesto, en la adecuación del tipo de catering al evento que has organizado.

Pero, ¿sabes qué tipo de catering es el mejor para tu evento? Sigue leyendo y descúbrelo:

1.      Banquete. Si tu evento es muy formal, la etiqueta es importantísima y el protocolo una parte fundamental de la organización, deberás apostar por un banquete.

Un banquete suele ser una comida multitudinaria, espléndida y abundante. Si te decantas por esta opción debes asegurarte que el personal es muy profesional y que sabrá seguir el protocolo del evento: recepción, aperitivo, distribución de los invitados, brindis… Es imprescindible estar atento a cada detalle.

Esta clase de catering requiere una gran planificación, algo que se ve reflejado en el coste, ya que será necesaria una calidad excelente tanto en el servicio como en los alimentos y elaboración de los platos.

2.      Bufé. En este tipo de catering los alimentos son colocados en mesas y son los propios comensales los que se sirven. Si tu evento va a ser multitudinario y quieres que los asistentes se relacionen entre ellos este es sin duda el tipo de catering que estás buscando.

En este caso podrás jugar más con la variedad de alimentos que vas a ofrecer, de manera que cubrirás los gustos de los comensales más ampliamente.

Deberás asegurarte de que el lugar donde se realizará es un espacio amplio o, en caso de que sea al aire libre, te aconsejamos contar con una carpa que proteja alos invitados de cualquier inclemencia climática que pueda suceder.

3.      Cóctel. Es el tipo de cátering más informal, perfecto para eventos muy dinámicos. En esencia consiste en el servicio de bebidas y cócteles combinados con un “picoteo”. Es el tipo de catering que se suele servir en presentaciones, exposiciones, o conferencias de prensa, ya que es el más flexible en horarios, calidad y sofisticación.

Para más información podéis contactar con nuestros amigos de bodas.net, en este portal podréis encontrar los mejores caterings y descripciones muy acertadas.

Cómo hacer que todo el mundo conozca tu conferencia

Difunde una charla o seminario en 6 pasos

Pasar meses organizando un evento y que el Día D nadie se presente es la mayor pesadilla de un organizador de eventos. Te ayudamos a que te olvides de tus miedos y te centres en hacer el mejor evento posible siguiendo 6 pasos muy sencillos:

• Envía una nota deprensa. Contrata un profesional para que redacte una nota de prensa y la envíe a medios especializados que estén interesados de verdad en la conferencia que has preparado ¡Es importantísimo! Si la envías a periodistas que no tienen nada que ver con el tema solo conseguirás molestarles o acabar en la bandeja de spam.
• Los colaboradores: herramienta de difusión crucial. Mientras estés organizando el evento tendrás que estar permanentemente en contacto con las personas que van a participar en él. Si has escogido bien a tus ponentes tendrán una nutrida base de seguidores interesados en todo lo que dicen y hacen. Proponles difundir el evento en sus redes sociales e invitar a sus seguidores a que participen o asistan.
• Envía invitaciones por email. Invita a personas que estén interesadas de verdad en el tema central del evento. Puedes enviar un “save the date” informativo para que tengan en cuenta la fecha al planificar sus agendas. Más tarde les enviarás la invitación oficial e incluso un recordatorio si pasa mucho tiempo ¡Pero cuidado! Pasarte con los recordatorios puede crear un “efecto spam” que no te conviene nada.
• Aprovecha las redes sociales. Publica en grupos de LinkedIn afines al tema, conversa en Twitter, publica y patrocina publicaciones en Facebook… las redes sociales son un medio imprescindible a la hora de difundir cualquier tipo de evento. Piensa un poco en qué redes sociales están tus posibles invitados y ¡Ponte a ello!
• Amplía información en una página web. El soporte web sigue siendo imprescindible hoy por hoy. El programa y descripción detallada de la conferencia debe estar en algún lugar de la red para que las personas interesadas acudan para obtener más información.
• No descuides la información gráfica. Los carteles informativos son la guinda para que la difusión de tu evento sea un éxito. Pueden indicar a los invitados dónde se celebrará el evento si tiene lugar en un lugar grande, servir de reclamo para la gente que haya por allí cerca o simplemente informar a los asistentes de los contenidos y el programa. 

¿Quieres saber más? No dudes en preguntarnos ¡Somos expertos! Y tenemos gran variedad de soportes: pósters, vinilos, roll-ups… Te informamos sin compromiso.

Da profesionalidad a tu evento con un ambiente unificado

La decoración: Crucial para tu evento

¿En qué basas el éxito de tus eventos? En que tus invitados lo pasen bien, en que estén bien atendidos, en que no haya ningún imprevisto o que, en el caso de que surjan, sean controlados y solucionados rápidamente y sin que tengan mucho impacto…

Puede haber miles de respuestas, pero hay una que nunca se pronuncia y siempre está ahí: la decoración. El ambiente es crucial para que tus invitados se sientan cómodos y para dar una unidad a la razón de ser del evento con el Día D.

Por ello antes de ponerte a pensar tienes que plantearte algunas cosas:

• ¿Qué clase de evento es? Nunca se decoran igual una boda y un evento de empresa, por ejemplo. Cada tipo tiene sus estándares básicos a los que ceñirse, ciertos elementos que aparecerán en unos sí y en otros no, o que aparecerán de diferente forma dependiendo de lo que celebremos.
  Por ejemplo, si optamos por un photocall, en un evento informal puede ir acompañado de atrezo divertido, algo que es menos recomendable en un evento oficial de empresa.
   
• ¿Quiénes son los invitados? En eventos oficiales la decoración deberá ser muy sobria, aunque existente para dar un ambiente de unidad que recuerde a los invitados dónde están con elementos informativos como banderas o fly banners.
  Eventos con un público más informal nos permitirán más manga ancha y originalidad en nuestros elementos decorativos, en los que podremos dar una vuelta de tuerca a la decoración tradicional.
   
• ¿Qué presupuesto tengo? Decorar un evento no tiene por qué costar una fortuna. Hay soportes gráficos que con una pequeña inversión puedes, además, conservar para otras celebraciones. Photocalls, carpas,vinilos y flag banners, entre otros, son elementos muy versátiles a los que sin duda sacarás un gran partido.

¿A qué estás esperando? Visita nuestra página web y contáctanos sin compromiso. Te daremos todas las pistas e información necesaria para que tu evento sea un éxito.