Feria profesional (II): tan importante el antes como el después

La planificación es fundamental para el éxito de una feria. Por eso, además de definir los objetivos la empresa en este evento profesional, deberemos establecer cómo comunicaremos nuestros productos y servicios y cuál será el diseño de nuestro expositor, fly banner o photocall barato.

Si queremos que nuestra asistencia a una feria profesional sea un éxito, no sólo deberemos elegir bien el evento al que asistamos como expositores. También deberemos planificar nuestra presencia en este encuentro para no perder dinero y, sobre todo, para no dañar nuestra imagen con una estrategia poco estudiada o del todo incorrecta. Por eso, una vez decidida la feria y sopesados los pros y contra de asistir a ella, deberemos seleccionar a la persona que se responsabilizará de coordinar la participación de nuestra empresa en este evento y plasmar por escrito los objetivos que pretendemos alcanzar con nuestra participación en la feria, el presupuesto que dedicaremos a partidas tan importantes como la construcción del stand, la compra de fly banners, photocalls o expositores, la impresión de cartelería, el catering y  los profesionales que serán la imagen de nuestra compañía durante la feria.  

Feria con stands y decoración impecable

Algunos se preguntarán, ¿realmente es necesaria tanta previsión para un evento que apenas dura tres o cuatro días? La respuesta es un sí tajante. Son muchas las empresas que, motivadas por los buenos datos económicos que se desprenden de las ferias, se lanzan a la piscina sin saber nadar y se ahogan por el simple hecho de no haber tenido la precaución de coger un salvavidas. Y, en el caso de los eventos feriales, el salvavidas es la planificación.

Si habéis participado en algún encuentro profesional de estas características, sabréis de lo que hablamos. Si no, os dejamos una serie de tips para que los tengáis en cuenta en la fase previa a la celebración de la feria y triunféis con vuestra asistencia.

• Definid objetivos. Todas las empresas que participan como expositoras en un evento ferial tienen como meta reforzar su presencia en el mercado nacional o internacional. Algunas querrán ampliar su cartera de clientes; otras establecer nuevas alianzas empresariales; otras, dar a conocer sus productos y novedades, y otras, ganar notoriedad… En base a nuestros objetivos, estableceremos nuestras acciones y elaboraremos un plan que nos permita alcanzarlos antes, durante y después de la feria.
• Diseñad estrategia de comunicación y marketing. En los encuentros profesionales no sólo es importante estar, sino también que se sepa que se está y, para hacerlo, la comunicación es fundamental. Debéis dar a conocer vuestros productos, servicios y novedades con antelación a la realización del evento y anunciar, mediante notas de prensa y posts en redes sociales, vuestra asistencia como expositores a la feria. De esta forma, no sólo garantizaréis las visitas y reuniones con vuestros antiguos clientes, sino que favoreceréis que, aquellos que no lo son, se sientan atraídos a visitar  vuestro stand y a concertar entrevista con vosotros.
• Cuidad vuestra imagen. Competir con multinacionales es difícil, tanto por el presupuesto como por los recursos humanos de que dispone para el diseño y construcción de su stand. Pero, que sea difícil no significa que no le prestemos atención. No hay que olvidar que el stand y el material gráfico que se expone en él  son nuestra carta de presentación y, si no lo cuidamos, dará igual que nuestros productos destaquen por su innovación y calidad. ¿No disponemos de suficiente dinero para un  stand propio? Contratemos los servicios de diseño y montaje de carpas que ofrece el recinto ferial e invirtamos en un expositor, fly banner y photocall que distinga a nuestra empresa del resto y que se ajuste a su imagen de marca. Son elementos económicos que podremos reutilizar en conferencias, reuniones y ferias venideras.
• Formad a vuestros empleados. Seleccionad con suficiente antelación a aquellos empleados que asistirán a la feria y dadles unas pautas básicas de actuación. Aunque conozcan vuestros productos y servicios a la perfección, deben saber cuáles son los objetivos de la feria y cómo actuar para alcanzarlos.
• Pensad en el catering que ofreceréis a vuestros visitantes y en los regalos promocionales que dispondréis.

Aunque el presupuesto de nuestra empresa no sea el de una multinacional, siempre podremos buscar la forma de hacer nuestro stand atractivo. Los fly banners, photocall o expositores personalizados ayudan a atraer la mirada del visitante y crean imagen de marca.

Feria profesional (I): una herramienta de marketing empresarial

Son muchas las oportunidades de comunicación y de negocio que ofrecen las ferias profesionales a las empresas que asisten a ellas con un stand plegable. Tan sólo hay que saber elegirlas.

Quien crea que, en tiempos de internet, webinars y eventos online, las ferias profesionales han pasado a un segundo plano, se equivoca. Encuentros profesionales como las ferias, siguen siendo una poderosa herramienta de marketing empresarial, tanto para darnos a conocer a otros mercados como para descubrir cuáles son nuestros competidores potenciales y qué productos y servicios hacen sombra a los nuestros. Y no lo decimos sólo nosotros. Lo afirman escuelas de negocios como el ISEAD que, al igual que Zona Plotter, destaca el poder de las ferias para instrumento para afianzar y divulgar nuestra imagen de marca, captar nuevos clientes, abrirnos a nuevos mercados e, incluso, iniciar relaciones estratégicas con otras empresas del sector.

Pero, para que nuestros objetivos empresariales se cumplan, hay que elegir bien. De nada sirve que invirtamos nuestro dinero en un stand que refleje nuestra identidad como marca, en material gráfico como vinilos, roll up baratos o que nos ayuden a ser visibles y en personal especializado, si la feria en la que participamos no es referente del sector o si sus visitantes no son nuestro público objetivo. Por eso, antes de decidirnos por un evento ferial u otro, deberemos hacernos preguntas tan importantes como estas:

¿Qué alcance tiene? No es lo mismo asistir a una feria de carácter local que hacerlo en una nacional o internacional, ni por las empresas participantes ni por los visitantes ni por las oportunidades de negocio que puedan generar en un futuro ni por las facilidades que ofrecen a los expositores que participan en ellas.

Así que, una vez determinemos el sector en el que nos queramos mover y el presupuesto del que contamos para hacerlo, deberemos revisar los datos de que dispone la entidad organizadora para saber qué empresas participan en él, qué novedades se van a presentar, cuál será la distribución de los stands o qué servicios ofrecen a los expositores (¿ofrecen la posibilidad de diseñar y montar el stand? ¿son baratos? ¿tienen acceso a internet gratuito?) y establecer una comparativa con ediciones anteriores.

Es imprescindible optar por un evento que tenga repercusión profesional y mediática y que pueda reaccionar de forma eficaz ante cualquier imprevisto que se nos plantee, pero también ser conscientes de que, cuanto mayor sea este encuentro, más multinacionales asistirán a él y menos posibilidades de crear impacto con nuestros productos o servicios tendremos. El término medio, como en todo, es una buena opción.

¿Quién la visita? Que un evento profesional sea de renombre y concentre las novedades del sector es importante, pero también que sus visitantes respondan a nuestras expectativas de negocio. Si nos dedicamos al mundo de la enseñanza, posiblemente, nos interese que a esta feria acudan estudiantes y ciudadanos de a pie. Pero si nos dedicamos a la construcción, nuestros objetivos serán otros. Los alumnos de arquitectura o ingeniería pasarán a un segundo plano y las empresas constructoras, distribuidoras de maquinaria y material para la edificación o inmobiliarias tendrán un papel determinante a la hora de decidirnos por un evento u otro.

Para descubrir el volumen y perfil de los visitantes de una feria, como para saber el número de empresas participantes, tan sólo deberemos recurrir a los datos recogidos por la entidad organizadora de la feria. Con ellos podremos saber cuántos visitantes asistieron a este evento en ediciones pasadas y a qué tipología respondían y prever cuántos lo harán a la actual convocatoria.

¿Dónde está ubicada? Imaginemos que el recinto ferial está situado a las afueras de una gran ciudad y que, por una deficiente señalización y conexión con el centro urbano, la accesibilidad al edificio no es buena. Entonces, no vendría mal que nos replanteásemos nuestra asistencia a este evento profesional. La razón es simple: cuanto peor sea el acceso al recinto, menos posibilidad de captar visitantes habrá y más dinero y tiempo deberemos invertir en el transporte de stands plegables tipo mostrador, roll up, vinilos, expositores de publicidad y, claro está, productos y personal de nuestra empresa.

Pon un photocall barato en tu boda

Una historia de photocall :-)

Todo empezó por ¿Quieres casarte conmigo? Ahora tienes que organizar los invitados, la decoración, el menú y una lista infinita de cosas. Pero ¿Por qué hacer una boda más? Llena de color e ilusión el día de tu boda. Para empezar, pon un photocall barato a tu manera, en zonaplotter puedes personalizarlo a tu gusto.

¿Cómo quieres tu photocall? Con flores, palabras, banderas, marcos.... Luego añades cuatro elementos como un colador, una tetera y una percha y podrás tener un albúm de boda original y divertido. Otra buena idea es añadir marcos de cuadros antiguos o una silla para darle un toque vintage. O dejar una mesa al lado con bigotes, labios y gafas.

¿Un photocall textil o photocall? El que prefieras, además tenemos photocalls de boda barcelona tipo araña de varios tamaños o silver, el típico photocall de boda. Tú elige y nosotros nos encargamos, ya puedes tacharlo de tu checklist.

Cuenta con las mejores herramientas para tu boda con el Photocall barato de www.zonaplotter.com. ¡Solicita información sin compromiso!

Entre sus características más importantes, se destacan:

• Ligero: Precisamente, en su cuerpo de aluminio reside el secreto de la ligereza del formato, que se puede trasladar el banner muy fácilmente a diferentes puntos.
   
• Portable: La superficie del expositor photocall puede variar en función de las medidas que seleccionemos, pero en todos los casos, una vez finaliza la presentación, lo enrollaremos completamente, resguardándolo en el interior de su bolsa. Una vez recogido, ocupa muy poco espacio y puede almacenarse en cualquier espacio.
   
• Básico: Por su duración, por su fácil transporte y por la multiplicidad de opciones que nos ofrece, el photocall se convierte en una herramienta IMPRESCINDIBLE para tus presentaciones.

Las ventajas de su uso y montaje se suman a su utilidad promocional. Los muros de tela se convierten en un recurso adicional muy divertido para tu evento, será el recuerdo perfecto, todos tus invitados se fotografiarán con un fondo especial, este es el mejor recuerdo que puede haber para tu boda.

Concluyendo y a modo de apretada síntesis, el fondo para bodas se convierte en la mejor apuesta para disfrutar con tus invitados el día de tu enlace. Durante el aperitivo o durante el baile todos tus invitados van a disfrutar por todo lo alto, tu boda será un éxito y por supuesto siempre a buen precio.

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Herramientas para facilitar la organización de eventos

Cómo la tecnología puede hacer tu trabajo mucho más fácil

Una de las características más importantes para un organizador de eventos es, valga la redundancia, la organización. Ser ordenado te ahorrará muchos problemas y, por fortuna, la tecnología nos pone cada vez más fácil ser unos maniáticos del orden.

En este post de proponemos varias herramientas que te ayudarán a hacer de tu día a día un paseo limpio y organizado:

1. Wunderlist es la aplicación por excelencia de listas de tareas. No solo podrás crear listas y más listas, esencial para cualquier persona organizada, sino que Wunderlist te permite, además, ordenarlas según su importancia. Una opción muy interesante de Wunderlist es la posibilidad de delegar tareas, que, como comentábamos la semana pasada, es esencial en este trabajo.
2. Nozbe es una de las herramientas más completas que podremos encontrar para organizarnos. Desde personalizar nuestra cuenta con un logo hasta adjuntar archivos a cada proyecto o sincronizar la cuenta con Dropbox, Evernote ¡Y hasta con Twitter! No te asustes: la complejidad la marcas tú. Empieza usándola de modo simple y poco a poco te harás a ella hasta convertirte en un experto.
3. Teux Deux es para ti si te gusta organizarte semana a semana. Su interfaz se divide en columnas que marcan cada día de la semana, perfecto para los que se abruman si ven tareas más lejanas en el tiempo. Intuitiva, fácil de usar y apta para cualquier persona a la que le guste el orden.
4. Do it (tomorrow) es para los que creen que Teux Deux es demasiado complicada. Hemos dicho que la herramienta anterior es de lo más sencilla, pero Do it (tomorrow) la supera: planifica las tareas de hoy y de mañana.
5. Remember the milk es, sin duda, una de las herramientas más populares por sus enormes posibilidades para organizar tareas, así como su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Hasta puedes compartir tareas para que te ayuden o asesoren.

Y no olvides anotar en tu herramienta de organización ponerte en contacto con nosotros para que te contemos la mejor forma de promocionar tu negocio o tu evento con nuestros carteles, banderas, vinilos y demás posibilidades ¡Te esperamos!

Divide y vencerás: Cómo repartir tareas al organizar un evento

La importancia para un organizador de eventos de contar con colaboradores

Hay un día en la carrera de todo organizador de eventos en el que descubre que no puede hacerlo todo.

Para cualquier profesional tener detrás un grupo de profesionales que le ayude en su trabajo es importante, pero para un organizador de eventos es indispensable.

Pero, ¿qué tareas delegar y en quién? Te ayudamos:

• Localización y suministros. Vas a tener mucho trabajo y puede que tengas que confiar en otra persona para que se encargue de investigar qué lugar es el mejor, qué equipamiento se necesita, dónde conseguirlo, etc. Esta tarea supone un consumo importante de tiempo que te puede venir muy bien. Y, como queremos echarte un cable, te animamos que cuentes con nosotros para conseguir tu lonas publicitarias, roll ups, carteles o cualquier recurso gráfico.
• Conseguir sponsors. Otro trabajo difícil y que roba mucho tiempo. Además, no se trata solamente de persuadir a posibles sponsors, sino que conviene tener un contacto continuado con ellos. Eso sí, para tenerlos del todo contentos nosotros te recomendamos poner sus logos en algún lado ¿Qué tal un photocall, pósteres o un flybanner?
• La vida online del evento. Hoy por hoy no te puedes olvidar de internet y las redes sociales. Al contrario de lo que puede parecer, es un trabajo complicado y laborioso que requiere de un especialista.
• Contabilidad. Los números también son una de las partes que, si tratas de llevar tú mismo o alguien que no es profesional, pueden dar más de un quebradero de cabeza. Confía en un experto, aunque siempre estés pendiente de toda transacción.
• Organización de acreditaciones. Es más que probable que el Día D necesites más personal del que tienes en tu día a día. Una buena opción es contratar a alguien que se encargue de acreditar a los participantes y controlar el paso en la entrada.

Midiendo la repercusión de tu evento en redes sociales

Cómo hacer un análisis postevento de las redes sociales

Las redes sociales son un fenómeno cuya relevancia no ha parado de crecer. Desde que comenzara el gran boom hemos visto pasar redes sociales y evolucionar otras de manera que ya forman parte de nuestro día a día.

Y, por supuesto, en el mundo de la organización de eventos también es así. Ya aprendimos que son un elemento crucial a la hora de promocionar nuestro trabajo, pero la cosa no queda ahí.

Una vez hemos recogido y todo el mundo se ha marchado hay ciertas cosas que debemos hacer. Y una de ellas es medir el impacto que nuestro evento ha tenido en las redes sociales. Te explicamos cómo:

1. ¿Qué han dicho tus invitados en el hashtag que escogiste? Poco a poco las redes sociales han ido adoptando esta característica de Twitter y, aunque la red social del pajarito sigue siendo la reina de la almohadilla, deberás consultar tu hashtag en otras redes sociales como Instagram, Facebook o Google+.
2. Busca los comentarios que se hayan escapado del hashtag. Habrá invitados que por despistados o por inexpertos hagan comentarios saliéndose del hashtag. Busca palabras clave relacionadas con tu evento, intenta tener localizados en redes sociales al mayor número de invitados posible y tendrás un análisis mucho más completo.
3. Sintetiza toda la información en un informe. Recopila todos los datos que encuentres y anótalos de forma ordenada. Esto te permitirá no solo consultarlos en un futuro y entenderlos mejor, sino que también te facilitará el trabajo a la hora de sacar conclusiones.
4. Saca conclusiones. Analiza los datos que has obtenido e intenta llegar a alguna conclusión ¿Tu evento ha sido un éxito o no tanto? ¿Qué perfil tenían los asistentes? ¿Qué es lo que más les gustó? ¿Qué puedes mejorar?
5. ¡Interactúa! Y, ya que estás monitorizando, no te olvides de contestar a todas las interacciones que no pudieron ser atendidas en el fervor del evento. Es importante que tus invitados se sientan bien atendidos incluso por redes sociales.

Pequeñas grandes cosas que harán de tu evento un éxito

Marca la diferencia en tu evento con los detalles

Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, y más en el mundo de la organización de eventos, donde la planificación es un aspecto clave para alcanzar el éxito.

Hoy te acercamos los pequeños detalles que harán tu evento inolvidable si los cuidas adecuadamente.

1. Un equipo amable. Si todas las personas que trabajen en tu evento lucen una sonrisa y tratan a tus invitados con amabilidad, conseguirás que los asistentes se marchen con buen sabor de boca. A todo el mundo le gusta que le traten bien, ¿no?
2.  A la última ¿A que no te separas de tu smartphone? Tus invitados tampoco. Pon a su disposición una conexión WiFi ágil y enchufes y los tendrás ganados. Además, todo será propicio para que hablen por las redes sociales de tu evento.
3. Todo en orden. Guarda un hueco en tu agenda para comprobar que todos los equipos que vas a utilizar funcionan correctamente: luz, sonido, imagen… Cuantos más cabos atados tengas, menos probabilidad habrá de que surjan imprevistos.
4. Indicaciones claras. Puede que tu evento tenga lugar en un sitio donde hay otras celebraciones, que no sea fácil llegar al sitio o, simplemente, que hayas programado varias actividades y te convenga tener informados a tus invitados. Para todo esto ten en cuenta el uso de recursos gráficos como pósters, banderas o carteles ¿Te echamos una mano?
5. Cuida la limpieza. No hay nada más desagradable que el desorden o la limpieza. Los invitados a tu evento esperan que esté todo impecable, así que comprueba las instalaciones por si hay que limpiar algo. Por supuesto en esto tienen especial importancia los cuartos de baño.
6. Siempre a tiempo. Cualquier persona puntual odia los retrasos, problema especialmente común a la hora de realizar el registro de asistentes. Medita bien cómo lo vas a realizar para que sea ágil. Nosotros te recomendamos contar con una app.
7. Controla el tiempo. No basta con que veas cada día el parte meteorológico. Nunca se sabe cuándo las condiciones climáticas pueden arruinar tu evento, así que estate preparado para lo peor por si acaso.