Feria profesional (V): qué hacer después de desmontar el stand

El trabajo de feria continúa mucho después de recoger stand y abandonar el recinto ferial. La elaboración de una base de datos con los contactos realizados en el encuentro y su seguimiento de los mismos son tareas fundamentales que toda empresa debe asumir después de su participación en un evento de estas características.

Quien piense que, una vez desmontado el stand y empaquetados expositores, fly banners y catálogos, el trabajo de feria ha finalizado está más que equivocado. Es, entonces, cuando empieza una de las tareas claves de cualquier participación en feria: la evaluación de nuestra participación en feria y el seguimiento de los contactos realizados. No podemos olvidar que una de las motivaciones básicas de la asistencia como expositores a un evento de estas características es recuperar el dinero invertido mediante el establecimiento de relaciones comerciales fruto, precisamente, de los contactos realizados durante este encuentro. Pero, para que esto pase, antes debemos analizar aquellas empresas con las que nos hemos reunido durante el encuentro, detectar cuáles eran clientes y cuáles no y responder a sus demandas con la mayor celeridad posible. De nada sirve que hayamos pactado el envío de una muestra, de una oferta o de un presupuesto si, después, dejamos pasar uno, dos o incluso tres meses hasta que cumplimos nuestra palabra. Además de crear una mala imagen de marca, lo que conseguiremos con esta actitud es tirar por la borda todo el trabajo realizado en feria.

Por eso, nuestro objetivo principal ya en oficina será revisar nuestro libro de registros en feria, volcar los nuevos contactos en nuestra base de datos, proceder al envío de muestras y presupuestos  y, en caso de que no se haya solicitado  una información o material específico, evaluar sus necesidades como empresa para contactar con ellos con una propuesta en firme. Aquí, el “hola, ¿qué tal? Hablamos en la feria. ¿Te acuerdas de mí” no sirve. Es necesario saber a qué se dedica exactamente la compañía con la que vamos a contactar, qué productos y servicios comercializa y qué cabida tienen nuestros productos y servicios en ella. Sólo así nos aseguraremos  de que ese nombre de la lista se convierta en negocio.

Pero, aunque importante, la elaboración una base de datos con los contactos realizados en feria y el seguimiento de los mismos vía email o por teléfono, no es lo único que deberemos hacer una vez recogido stand y expositores. También deberemos estudiar nuestro paso por la feria para saber si éste ha respondido a nuestras expectativas o no y, sobre todo, para pulir posibles fallos en próximos eventos profesionales a los que acudamos –si es que los hay-. ¿Gastamos más dinero del presupuestado? ¿A qué se debió: a la mala organización o a algún imprevisto? ¿El material promocional que aportamos fue suficiente o, por el contrario, nos quedamos cortos? Y, ¿qué hay del stand, de expositor o de material gráfico como fly banners, vinilos o lonas? ¿Salió a cuenta contratar los servicios del recinto ferial o hubiese sido mejor invertir en un diseño propio? ¿Qué tal el número de visitas al evento y a nuestro stand? ¿Superó nuestras expectativas o no las sobrepasó? Con todos estos datos, podremos elaborar una memoria que será de gran utilidad para futuros encuentros profesionales.

Muchas empresas comenten el error de pensar que, tras recoger stand, expositores,
fly banners y materiales promocionales, el trabajo de feria ha acabado

Marcas y festivales, una unión que se intensifica en verano

Las marcas aprovechan los eventos musicales para darse a conocer y fidelizar a sus clientes. Lo hacen como patrocinadores y con carpas, lonas e, incluso, mochilas fly banners.

Verano: temporada de baños, helados, excursiones en bicicleta, vermuts a pie de calle y festivales. Sí, de festivales. Habéis leído bien. Son muchas las localidades españolas que han sucumbido al indie, al pop, al rock, al reggae o al balkan y que lo han querido incorporar a su agenda cultural en forma de evento. Barcelona, Madrid, Benicàssim, Benidorm…. El estilo musical cambia, pero el espíritu es el mismo: que los asistentes –sean locales o no- disfruten de un fin de semana de buena música.

Otra cosa que no varía es el papel de las marcas de refrescos o cervezas en los festivales. Si habéis tenido la oportunidad de asistir a un evento de estas características en el último año, seguramente habréis comprobado que compañías como Heineken, Estrella Damm o San Miguel son habituales de estos festivales y que, gracias a su patrocinio o co-organización, consiguen darse a conocer y fortalecer su imagen de marca en un público, los jóvenes, que acuden a estas citas con la música venidos de diferentes partes del mundo.  Lo hacen con escenarios que llevan su nombre y su logo, con lonas que penden de las estructuras, con fly banners y banderas que ondean en todo el recinto, con carpas donde comercializan sus productos e, incluso, con un servicio de bebidas que se hace hueco el público. ¿En qué consiste exactamente? Se trata de chicos  y  chicas que cargan un dispensador de refrescos o cervezas a sus espaldas y que, con ayuda de una mochila fly banner, se distinguen entre la muchedumbre. Una idea my práctica teniendo en cuenta las colas y aglomeraciones que se concentran en los puntos de venta de bebidas de los festivales y, sobre todo, que los asistentes a los conciertos saben agradecer y premiar con fidelidad. Quizá no recuerden el nombre de la marca de cerveza que le expidieron en barra, pero sí el de la compañía que, en medio del gentío, le ayudó a saciar su sed.

Esta acción, tan propia de los festivales, puede ser exportable a otros eventos de similares características. Y hablamos de “similares características” porque, por mucho que una bebida fría –sea agua, un refresco o una cerveza- se agradezca en la misma medida en un concierto de música que en un mitin o en una feria profesional al aire libre, el público asistente y, por tanto, el protocolo a seguir es diferente.  Pensemos en las exhibiciones de surf y skate o en las maratones urbanas. Aquí los refrescos o bebidas energizantes no sólo tendrían cabida, sino que tanto participantes como público las aplaudirían.

Las carpas, junto a las banderas y las mochilas fly banners,
forman parte del paisaje de los festivales de música.

Feria profesional (IV): la importancia de elegir a nuestros representantes en stand

El equipo humano que asiste en nombre de nuestra compañía a un evento ferial es casi tan importante como el stand que nos representa. Debe conocer nuestros productos, dominar más de un idioma, ser empático y tener presencia.

Ya está todo listo. El stand montado, el expositor con catálogos y flyers, el vinilo con el logo de la empresa encabezando el espacio expositivo. Ahora solo falta que abran las puertas del recinto ferial y que empiecen a entrar visitantes, tus clientes potenciales. La  decoración de tu stand será la primera impresión que el cliente se lleve de tu empresa, pero tus empleados serán la imagen que tu marca muestre al exterior y, gran parte del éxito o fracaso de tu presencia ferial, dependerá de ellos. De ahí que sea tan importante que elijas bien, que el personal que acuda a la feria no sólo esté especializado en este tipo de eventos profesionales sino que, además, conozca a la perfección los productos y servicios de la compañía y sus clientes potenciales. Debemos tener en cuenta que, en una feria profesional los tiempos se reducen y el estrés es mayor: los visitantes quieren conocer lo que, como empresa, les puedes ofrecer y no dedicarán más de media hora de su escaso tiempo a hacerlo. Es necesario que tus empleados, como cara visible de la empresa, respondan con seguridad y dinamismo a sus consultas y, sobre todo, que sepan captar la atención y el interés de los clientes objetivos. La amabilidad, la oratoria, el dominio de los idiomas y la capacidad de resolución son clave para causar buena impresión a tus visitantes y lograr oportunidades de negocio. También son importantes otros aspectos íntimamente relacionados con la actuación del equipo humano presente en feria  y que os adelantamos ahora.

1.  Stand ordenado. Sabemos que los tiempos que impone una feria profesional son de vértigo, que entre visitas, comidas de negocio y presentaciones, no se dispone de un minuto libre. Pero el stand es un reflejo de tu empresa y hay que mantenerlo siempre limpio, ordenado y con material promocional suficiente para ofrecérselo a nuestros posibles clientes. Intentemos mantener el espacio limpio y ser previsores: los catálogos, flyers, tarjetas identificativas y dosieres de prensa nunca pueden faltar.
2. No al efecto stand vacío. No hay nada peor que visitar un stand y no encontrar a ningún representante de la empresa que te pueda atender y ofrecer información acerca de los productos y servicios que comercializa. Da igual que se trate de una compañía de renombre o de una que esté buscando un hueco en el mercado. El resultado es el mismo: mala imagen de marca. Intentemos hacer turnos y que siempre haya un responsable de nuestro negocio en el stand.
3. Control de visitas a nuestro stand. De nada sirve que te pases tres días en un evento profesional, si después no aprovechamos las sinergias que se crean en él. Tomemos nota de cada cliente potencial que visite nuestro stand y hagamos contacto con él una vez el evento haya finalizado.
4. Redes sociales activas. De la misma forma que no podemos descuidar nuestro stand y los visitantes que acuden a él, tampoco debemos hacerlo con nuestras redes sociales. Mantengámoslas en todo momento actualizadas, ya sea con fotos de nuestro espacio expositivo y de nuestras novedades como con reflexiones acerca de las jornadas técnicas que se generan en él.

No hay nada que cause peor impresión que un stand desordenado, sin catálogos y flyers a vista y sin personal que pueda atender nuestras consultas. Evitémoslo.
(Foto: infohostelero.com)

www.zonaplotter.com tu imprenta de confianza!!

Feria profesional (III): decora tu stand y crea imagen de marca

La ubicación y diseño de vinilos, displays, roll up, mostradores y material promocional son imprescindibles a la hora de desmarcarte del resto de participantes en feria

Vale. Después de meses estudiando qué convenía más a tu empresa, si una feria u otra, si un stand de diseño propio o uno estándar, si un vinilo con el logotipo de tu compañía o una lona, si un display con el lema de la empresa o un roll up, llega el gran día: la feria.  Y allí estás, con el stand montado y con el material gráfico por disponer. Y, aunque ya has planificado con antelación la decoración de tu stand, ahora es momento de comprobar que éste se adecúa a las dimensiones e iluminación del espacio cedido por la feria. Te proponemos algunas ideas para que tu stand se convierta en tu mejor carta de presentación.

• Vinilos y lonas como fondo. Quizá tengas la suerte de pertenecer a una multinacional con recursos económicos y humanos suficientes como para crear un stand con diseño propio y no tener que preocuparte por su personalización y decoración en feria. Pero, lo más común, es que hayas optado por un expositor prefabricado y que debas darle una identidad propia para captar la atención del visitante y para que, así, puedan relacionarlo con tu empresa. Para ello, lo más recomendable es colocar un vinilo o lona con el logotipo y nombre de tu compañía en el fondo del stand y, de esta forma,  facilitar su visualización a cualquier persona que pase por delante de él.
• Displaysy roll up, en la entrada o laterales. Si el fondo de tu stand está presidido por tu logotipo, no es necesario que displays y roll up se sitúen en la misma ubicación y, por supuesto, que contengan la misma información. ¿Por qué no aprovecharlo para  dar a conocer el lema de tu empresa o tu última novedad? La idea es ofrecer contenido de utilidad sin saturar.
• Mostradory mesas con el logo de la empresa. Aunque el mobiliario que dispongamos en feria sea estándar, podemos jugar con su imagen para otorgarle un toque propio. Si forramos el mostrador con un display o si cubrimos las mesas con un mantel que contenga los colores de nuestro logo conseguiremos desmarcarnos del resto de participantes en feria y captar la atención de los visitantes. Este tipo de decoración es muy útil, además, para ocultar el material promocional que hayamos trasladado al evento profesional.
• Catálogos,trípticos y tarjetas ordenadas y en su justa medida. Que dispongamos de material promocional suficiente para facilitar a nuestros visitantes durante los tres días de feria, no significa que lo dejemos a la vista del cliente. En las mesas, expositores y mostrador tan sólo deberá de haber unos cuantos ejemplares de cada material. Se trata de ofrecer una imagen de orden y limpieza al visitante y de que la información visual que contiene este material no pase desapercibida entre tanto  catálogo y tríptico amontonado.

El stand Purina-Nestlé es un buen ejemplo de cómo un mostrador puede imprimir imagen de marca. 

Vinilos: Saca partido a tu escaparate en rebajas

Los vinilos, la iluminación de las prendas o la incorporación de elementos naturales a tu escaparate pueden ser claves para llamar la atención de tus clientes.

Queda nada para que empiece la temporada de rebajas. En apenas 15 días, los escaparates de las superficies comerciales se convertirán en un reclamo para consumidores con ganas de hacerse con aquellas prendas que, por precio, pasaron desapercibidas a principio de temporada. Las grandes marcas lo tienen fácil: cuentan con una amplia variedad de productos, con capacidad para ofrecer unos descuentos de vértigo y, sobre todo, con personal especializado para convertir sus escaparates en auténticas obras de arte. Las pequeñas, con un margen de precios mucho más limitado y sin un especialista en escaparatismo entre sus empleados, lo tienen más complicado.

Pero que sea difícil competir con multinacionales del mundo de la moda y del calzado no significa que sea  imposible. En la actualidad existen varias herramientas para que los pequeños comercios destaquen sobre el resto y conviertan su escaparate en un foco de atención. ¿Uno de los más económicos? El vinilo. Se trata de un cartel que se puede adherir a la marquesina o a las paredes de la tienda y que ofrece información sobre la marca. Es posible encontrarlo con una ilustración y una leyenda establecida, pero también diseñarlo respetando los colores y  la esencia de tu comercio. Y esta última opción es, justamente, la que puede hacer que tu escaparate y el interior de tu tienda se distinga de los demás. ¿Por qué? Porque no es lo mismo pasar por delante de una vitrina con el mismo vinilo que han utilizado otras  diez tiendas que hacerlo por delante de un escaparate que destaca por su originalidad. No hay que olvidar el tiempo medio que tarda una persona en pasar por delante de una marquesina no supera los 3 segundos y es necesario aprovecharlo al máximo.

A pesar de que el vinilo se ha convertido en un imprescindible del escaparatismo en nuestro país, no es el único elemento que puede ayudar a atraer clientes a tu tienda. Una buena iluminación de las prendas, unas flores y plantas dispuestas en la entrada y una selección de los maniquíes y de su vestuario en función del público objetivo de tu marca son claves a la hora de convertir tu escaparate en un instrumento de marketing. La idea es captar la atención de los transeúntes y que, una vez dentro, descubran que la tienda es una prolongación de lo que han visto en el escaparate. Nada de espacios fríos y sin personalidad, con expositores abarrotados  de prendas y de colores que saturan. Intentemos  crear interiores que hagan sentir al visitante como en casa, con paredes blancas y con pequeños detalles en otro color –aquí los vinilos pueden ser de mucha utilidad- y con muebles y perchas que respondan al estilo de ropa y calzado que vendemos.

Los vinilos son fundamentales a la hora de llamar la
atención de los consumidores en época de rebajas. 

Discotecas, photocalls y alfombras rojas

¿Queréis saber por qué las discotecas de Ibiza despuntan?

Todas las discotecas de la isla blanca apuestan por la disrupción, discotecas como Pacha han hecho de las redes sociales sus aliadas.

Que las discotecas de Ibiza marcan tendencia es un hecho. Cada año ocupan los primeros puestos de la lista Top 100 mundial de clubes que elabora la revista DJMag, uno de los rankings de locales nocturnos más prestigiosos del planeta. Lo hacen por su envidiable ubicación, una isla de calas inigualables y mansiones de alto standing. También por su capacidad para reinventarse y crear espacios únicos, con un llamativos flybanners y con trabajados photocalls con alfombra roja. Y, claro, por el público que concentran: gente guapa y, muchas veces, famosa.

Pero lo que quizás poco sepan es que, además de por su espectaculares photocalls y su gente, discotecas como Pacha destacan, en gran medida, por el buen uso que hacen de sus redes sociales. Y en un mundo tecnológico como el de hoy, donde un buen posicionamiento es básico, de hecho lo es todo.

No lo decimos nosotros únicamente. También Woomedia, la autora de Discotecas y medios sociales, una guía que revisa la actividad y eficacia de clubes nocturnos de todo el mundo en las redes sociales. 

Según ELENA NOGUERA Content & Social Media manager de la discoteca Pacha comenta que “The real experience at the club has to be extraordinary. Nowadays, customers decide if your club is top or not and spread this opinion within minutes”.  

La discoteca dejan de ser simples salas de baile, ahora toca cuidar la imagen :-) en zonaplotter te ayudamos a elegir la mejor selección de expositores para tu fiesta. 

Feria profesional (II): tan importante el antes como el después

La planificación es fundamental para el éxito de una feria. Por eso, además de definir los objetivos la empresa en este evento profesional, deberemos establecer cómo comunicaremos nuestros productos y servicios y cuál será el diseño de nuestro expositor, fly banner o photocall barato.

Si queremos que nuestra asistencia a una feria profesional sea un éxito, no sólo deberemos elegir bien el evento al que asistamos como expositores. También deberemos planificar nuestra presencia en este encuentro para no perder dinero y, sobre todo, para no dañar nuestra imagen con una estrategia poco estudiada o del todo incorrecta. Por eso, una vez decidida la feria y sopesados los pros y contra de asistir a ella, deberemos seleccionar a la persona que se responsabilizará de coordinar la participación de nuestra empresa en este evento y plasmar por escrito los objetivos que pretendemos alcanzar con nuestra participación en la feria, el presupuesto que dedicaremos a partidas tan importantes como la construcción del stand, la compra de fly banners, photocalls o expositores, la impresión de cartelería, el catering y  los profesionales que serán la imagen de nuestra compañía durante la feria.  

Feria con stands y decoración impecable

Algunos se preguntarán, ¿realmente es necesaria tanta previsión para un evento que apenas dura tres o cuatro días? La respuesta es un sí tajante. Son muchas las empresas que, motivadas por los buenos datos económicos que se desprenden de las ferias, se lanzan a la piscina sin saber nadar y se ahogan por el simple hecho de no haber tenido la precaución de coger un salvavidas. Y, en el caso de los eventos feriales, el salvavidas es la planificación.

Si habéis participado en algún encuentro profesional de estas características, sabréis de lo que hablamos. Si no, os dejamos una serie de tips para que los tengáis en cuenta en la fase previa a la celebración de la feria y triunféis con vuestra asistencia.

• Definid objetivos. Todas las empresas que participan como expositoras en un evento ferial tienen como meta reforzar su presencia en el mercado nacional o internacional. Algunas querrán ampliar su cartera de clientes; otras establecer nuevas alianzas empresariales; otras, dar a conocer sus productos y novedades, y otras, ganar notoriedad… En base a nuestros objetivos, estableceremos nuestras acciones y elaboraremos un plan que nos permita alcanzarlos antes, durante y después de la feria.
• Diseñad estrategia de comunicación y marketing. En los encuentros profesionales no sólo es importante estar, sino también que se sepa que se está y, para hacerlo, la comunicación es fundamental. Debéis dar a conocer vuestros productos, servicios y novedades con antelación a la realización del evento y anunciar, mediante notas de prensa y posts en redes sociales, vuestra asistencia como expositores a la feria. De esta forma, no sólo garantizaréis las visitas y reuniones con vuestros antiguos clientes, sino que favoreceréis que, aquellos que no lo son, se sientan atraídos a visitar  vuestro stand y a concertar entrevista con vosotros.
• Cuidad vuestra imagen. Competir con multinacionales es difícil, tanto por el presupuesto como por los recursos humanos de que dispone para el diseño y construcción de su stand. Pero, que sea difícil no significa que no le prestemos atención. No hay que olvidar que el stand y el material gráfico que se expone en él  son nuestra carta de presentación y, si no lo cuidamos, dará igual que nuestros productos destaquen por su innovación y calidad. ¿No disponemos de suficiente dinero para un  stand propio? Contratemos los servicios de diseño y montaje de carpas que ofrece el recinto ferial e invirtamos en un expositor, fly banner y photocall que distinga a nuestra empresa del resto y que se ajuste a su imagen de marca. Son elementos económicos que podremos reutilizar en conferencias, reuniones y ferias venideras.
• Formad a vuestros empleados. Seleccionad con suficiente antelación a aquellos empleados que asistirán a la feria y dadles unas pautas básicas de actuación. Aunque conozcan vuestros productos y servicios a la perfección, deben saber cuáles son los objetivos de la feria y cómo actuar para alcanzarlos.
• Pensad en el catering que ofreceréis a vuestros visitantes y en los regalos promocionales que dispondréis.

Aunque el presupuesto de nuestra empresa no sea el de una multinacional, siempre podremos buscar la forma de hacer nuestro stand atractivo. Los fly banners, photocall o expositores personalizados ayudan a atraer la mirada del visitante y crean imagen de marca.